Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG: Wer Arbeitszeiten dokumentieren muss

Wer von der Aufzeichnungspflicht betroffen ist

§ 17 MiLoG erfasst zwei Gruppen von Arbeitgebern:

1. Alle Arbeitgeber von Minijobbern

Wer geringfügig Beschäftigte hat, muss deren Arbeitszeiten aufzeichnen — unabhängig von der Branche. Einzige Ausnahme: Minijobs in Privathaushalten (Haushaltsscheckverfahren). Das betrifft also auch die Bäckerei mit einer Aushilfe, die Arztpraxis mit Putzhilfe und das Fitnessstudio mit Werkstudenten an der Theke.

2. Alle Beschäftigten der § 2a-Branchen

In den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt die Pflicht für sämtliche Arbeitnehmer — auch Vollzeitkräfte:

• Baugewerbe,
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
• Personenbeförderung,
• Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe,
• Schaustellergewerbe,
• Forstwirtschaft,
• Gebäudereinigung,
• Messebau,
• Fleischwirtschaft,
• Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Ein Restaurant muss also nicht nur die Zeiten der Minijobber dokumentieren, sondern auch die des festangestellten Küchenchefs — was viele Betriebe übersehen. Die branchenspezifischen Details finden Sie u. a. im Überblick Gastronomie.

Erleichterungen durch die MiLoDokV

Die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung nimmt Beschäftigte aus, bei denen ein Mindestlohnverstoß praktisch ausgeschlossen ist:

• verstetigtes Bruttomonatsentgelt über 4.461 €, oder
• über 2.974 €, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt nachweislich für die letzten vollen 12 Monate gezahlt hat,
• außerdem im Betrieb mitarbeitende enge Familienangehörige (Ehegatten, Kinder, Eltern des Arbeitgebers).

Achtung: Die Erleichterung befreit nur von der MiLoG-Dokumentation — die allgemeine Zeiterfassungspflicht nach dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 gilt für diese Mitarbeiter trotzdem (Details im Ratgeber Zeiterfassungspflicht).

Was dokumentiert werden muss — und bis wann

• Inhalt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes betroffenen Arbeitnehmers. Die Dauer ergibt sich abzüglich der Pausen — der Dienstplan allein genügt nicht, gefordert sind die tatsächlichen Ist-Zeiten.
• Frist: Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des 7. Kalendertages nach der Arbeitsleistung.
• Aufbewahrung: mindestens 2 Jahre, beginnend mit dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.
• Form: bislang frei — Papier oder digital. Die Unterlagen müssen in deutscher Sprache und im Inland für Prüfungen bereitgehalten werden.

Zoll-Prüfungen durch die FKS

Kontrolliert wird die Aufzeichnungspflicht von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls — unangekündigt und in den § 2a-Branchen regelmäßig: Auf Baustellen, in Restaurants und bei Sicherheitsdiensten gehören FKS-Besuche zum Alltag. Geprüft wird vor Ort: Die Beamten befragen Mitarbeiter, gleichen Anwesenheit mit den Aufzeichnungen ab und verlangen die Unterlagen der letzten Monate. Wer dann erst Stundenzettel rekonstruieren muss, hat die 7-Tage-Frist bereits verletzt. In einigen Branchen (z. B. Bau) kommt die Pflicht hinzu, Ausweispapiere mitzuführen.

Bußgelder: bis 30.000 € — und Vergabeausschluss

• Fehlende, unvollständige, verspätete oder fehlerhafte Aufzeichnungen: Bußgeld bis 30.000 € (§ 21 MiLoG),
• Nichtzahlung oder verspätete Zahlung des Mindestlohns: bis 500.000 €,
• ab 2.500 € Bußgeld droht zusätzlich der Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge — für Bau- und Reinigungsbetriebe oft existenzbedrohender als das Bußgeld selbst.

Die Aufzeichnungen sind dabei das zentrale Beweismittel in beide Richtungen: Ohne saubere Dokumentation kann der Arbeitgeber bei einer Prüfung nicht belegen, dass der Mindestlohn eingehalten wurde.

Mindestlohn 2026: Warum die Grenze jährlich enger wird

2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 €/Stunde, die Minijob-Grenze liegt bei 603 €/Monat. Daraus folgt: Ein Minijobber darf rechnerisch nur noch rund 43 Stunden im Monat arbeiten. Jede Mindestlohnerhöhung senkt diese Stundenzahl weiter (ab 2027: 14,60 €). Für Arbeitgeber heißt das doppelte Überwachung — Arbeitszeit und Verdienstgrenze. Wer die Stunden nicht sauber erfasst, riskiert nicht nur das MiLoG-Bußgeld, sondern auch die rückwirkende Sozialversicherungspflicht des Minijobs.

Praxis: Wie Software die Pflicht automatisch erfüllt

Die 7-Tage-Frist und die 2-Jahres-Aufbewahrung sind mit Papier kaum verlässlich zu organisieren — mit digitaler Zeiterfassung erledigen sie sich nebenbei:

• Erfassung in Echtzeit: Mitarbeiter stempeln per App, Browser oder Terminal — Beginn, Ende und Pausen stehen am selben Tag fest, die 7-Tage-Frist ist nie ein Thema.
• Revisionssicheres Archiv: Änderungen werden protokolliert, die Daten bleiben über Jahre exportierbar — bei einer FKS-Prüfung ist der Nachweis ein PDF-Export statt einer Zettelsuche.
• Minijob-Überwachung: Gute Systeme warnen, bevor ein Minijobber die 603-€-Grenze reißt.
• Ein System für beide Pflichten: Wer Dienstplanung und Zeiterfassung kombiniert, erfüllt § 17 MiLoG und die allgemeine Zeiterfassungspflicht in einem — und hat den Soll-Ist-Vergleich gratis dazu.

Passende Tools finden Sie in unseren Vergleichen: Zeiterfassungs-Software für die reine Pflichterfüllung und Dienstplan-Software für Schichtbetriebe, die Planung und Dokumentation zusammenführen wollen.