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Ratgeber · Recht

Zeiterfassung: Was 2026 Pflicht ist — und was sich mit der ArbZG-Novelle ändert

Aktualisiert am avetiq Redaktion Nach fester Methodik geprüft

Die Rechtslage in drei Stufen

1. EuGH-„Stechuhr-Urteil" (2019)

Der Europäische Gerichtshof entschied am 14.05.2019 (C-55/18, CCOO ./. Deutsche Bank), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Ohne lückenlose Erfassung lassen sich Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten schlicht nicht kontrollieren.

2. BAG-Beschluss (13.09.2022): Die Pflicht gilt schon jetzt

Das Bundesarbeitsgericht (1 ABR 22/21) wartete nicht auf den Gesetzgeber: Aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG folgt — unionsrechtskonform ausgelegt — eine bereits geltende Pflicht für alle Arbeitgeber in Deutschland, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit inklusive Überstunden zu erfassen. Die Form ist bislang frei: Papier genügt theoretisch, die Erfassung darf an Beschäftigte delegiert werden. Die Verantwortung für ein funktionierendes System trägt der Arbeitgeber.

3. ArbZG-Novelle: Elektronisch wird Standard

Die Bundesregierung plant, die Vorgaben von EuGH und BAG im Arbeitszeitgesetz zu verankern. Die Kernpunkte des Reformpakets:

  • Elektronische Erfassung als Standard — Papierlisten reichen dann nicht mehr; Apps und Cloud-Systeme sind ausdrücklich zulässig.
  • Ausnahmen und Übergangsfristen: Kleinbetriebe bis 10 Mitarbeiter sollen von der elektronischen Form ausgenommen werden; für KMU sind Übergangsfristen vorgesehen.
  • Wochen- statt Tageshöchstarbeitszeit: Geplant ist der Umstieg auf max. 48 Stunden pro Woche im Durchschnitt (einzelne Tage bis 12 Stunden) — im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie.
  • Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, die Dokumentationspflicht gilt aber auch dort.

Schon heute streng: § 17 MiLoG

Unabhängig von BAG und Novelle gilt für alle Minijobber (außer in Privathaushalten) und für sämtliche Beschäftigte der Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz — darunter Gastronomie, Beherbergung, Bau, Logistik, Gebäudereinigung und Sicherheitsgewerbe — seit Jahren:

  • Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer spätestens 7 Kalendertage nach der Arbeitsleistung,
  • Aufbewahrung mindestens 2 Jahre, auf Deutsch und im Inland bereitzuhalten (Zoll-/FKS-Prüfungen),
  • Bußgelder bis 30.000 € bei fehlenden oder fehlerhaften Aufzeichnungen — bis 500.000 € bei Mindestlohnverstößen, ab 2.500 € droht der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.

Was Arbeitgeber jetzt konkret tun sollten

  1. Status prüfen: Gibt es ein System, das Beginn, Ende, Pausen und Überstunden für alle Mitarbeitergruppen erfasst — auch Homeoffice und Außendienst?
  2. Elektronisch umstellen, bevor es Pflicht wird: Wer jetzt wechselt, wählt in Ruhe aus, statt unter Fristendruck. Einstiegskosten liegen bei 0,90–4 € pro Mitarbeiter/Monat.
  3. ArbZG-Logik verlangen: Automatische Pausenregeln, Ruhezeit-Warnungen und Überstundenkonten sollten das System prüfen — nicht die Personalabteilung.
  4. Lohn-Strecke mitdenken: Ein Lohnexport oder eine API zur Kanzlei spart jeden Monat Abtipp-Arbeit und Fehlerquellen.
  5. Betriebsrat einbinden: Einführung und Ausgestaltung elektronischer Zeiterfassung sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 BetrVG).

Die passende Software finden

Für die reine Pflichterfüllung reichen schlanke deutsche Tools ab 0,90 € (Personizer) bzw. kostenlose Tarife (askDANTE bis 15 Nutzer); der Allround-Tipp für KMU ist Clockodo. Betriebe mit Schichtplanung erledigen beides in einem System — etwa mit Aplano. Den vollständigen Vergleich mit Preisen und Funktionsmatrix finden Sie hier: Zeiterfassungs-Software im Vergleich.

Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht

Seit wann ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Faktisch seit dem 13.09.2022: Das Bundesarbeitsgericht (1 ABR 22/21) leitete aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG die Pflicht ab, ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einzuführen und zu nutzen — für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße.

Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?

Noch nicht zwingend — aktuell ist die Form frei, auch Papier ist zulässig. Die geplante ArbZG-Novelle macht die elektronische Erfassung zum Standard; vorgesehen sind Ausnahmen für Kleinbetriebe bis 10 Mitarbeiter und Übergangsfristen für KMU. Für Minijobs und § 2a-Branchen gelten über § 17 MiLoG schon heute strenge Dokumentationsregeln.

Welche Strafen drohen bei fehlender Zeiterfassung?

Bei Verstößen gegen § 17 MiLoG (Minijobs, Branchen nach § 2a SchwarzArbG) drohen Bußgelder bis 30.000 €, bei Nichtzahlung des Mindestlohns bis 500.000 €; ab 2.500 € Bußgeld ist zudem der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen möglich. Für die allgemeine BAG-Pflicht existiert noch kein eigener Bußgeldtatbestand — er kommt mit der ArbZG-Novelle.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch im Homeoffice?

Ja. Die Pflicht gilt orts­unabhängig — auch mobile Arbeit und Homeoffice müssen erfasst werden. Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden (z. B. per App oder Browser-Stempeluhr); die Verantwortung für ein verlässliches System bleibt beim Arbeitgeber.

Gilt die Pflicht auch für Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, entbindet aber nicht von der Erfassung: Auch hier müssen Beginn, Ende und Dauer dokumentiert werden — der Arbeitgeber verzichtet lediglich auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit. Die geplante ArbZG-Novelle bestätigt diese Linie ausdrücklich.

Welche Software erfüllt die Zeiterfassungspflicht?

Geeignet sind Systeme mit manipulationssicherer Erfassung von Beginn, Ende und Pausen, ArbZG-Warnungen und mindestens 2 Jahren Aufbewahrung. Deutsche Tools wie Clockodo (ab 4 €), Personizer (ab 0,90 €), askDANTE (gratis bis 15 Nutzer) oder Kombi-Lösungen mit Dienstplanung wie Aplano (ab 4,50 € im Pro-Tarif) erfüllen das — internationale Gratis-Tools wie Clockify meist nicht.

Hinweis: Dieser Beitrag ist redaktionell sorgfältig recherchiert (Quellen: EuGH C-55/18, BAG 1 ABR 22/21, § 17 MiLoG, BMAS-Referentenentwurf), ersetzt aber keine Rechtsberatung.