Aplano ist unsere Empfehlung für die Gastronomie: einfachste Bedienung im Feld bei großem Funktionsumfang, sehr ausgereifte Mitarbeiter-App mit Schichttausch und integrierter Zeiterfassung, DSGVO-konform aus Deutschland — und mit Einstiegspreisen ab 0,50 €/Mitarbeiter deutlich günstiger als die Spezialisten. gastromatic ist die stärkste Speziallösung für Gastronomiebetriebe mit komplexer Lohnkette: SFN-Zuschläge, Lohnarten und Lohnvorbereitung sind tief integriert. E2N punktet mit Standort-Flatrate (interessant ab ca. 15–20 Mitarbeitern pro Haus), Ordio mit modernem Bedienkonzept für junge Teams.
Branche · Gastronomie
Dienstplanung in der Gastronomie: Software, Pflichten und Praxis
Kaum eine Branche plant unter härteren Bedingungen als die Gastronomie: Die Auslastung schwankt mit Wochentag, Wetter, Events und Saison, zwischen Mittags- und Abendgeschäft liegen Teildienste, und wenn samstagabends jemand krank wird, muss in Minuten Ersatz her. Dazu kommt eine Mitarbeiterstruktur, die es in sich hat — laut DEHOGA arbeiten im Gastgewerbe rund 1,11 Mio. sozialversicherungspflichtig Beschäftigte neben annähernd ebenso vielen Minijobbern, oft Studenten und Zweitjobber mit individuellen Verfügbarkeiten.
Gleichzeitig schaut der Staat genau hin: Als Branche nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterliegt die Gastronomie der vollen Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG, und Kontrollen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (Zoll) sind hier Alltag. Ein digitaler Dienstplan mit integrierter Zeiterfassung ist deshalb längst keine Komfortfrage mehr, sondern Risikomanagement.
Typische Planungs-Herausforderungen
Der Gastro-Dienstplan ist ein bewegliches Ziel. Die wichtigsten Dauerbaustellen:
- Schwankende Auslastung: Wochentag, Wetter, Events und Saison verändern den Personalbedarf kurzfristig — starre Wochenpläne passen selten.
- Teildienste (Splitshifts): Zwischen Mittags- und Abendgeschäft klafft eine Lücke, die viele Tools nicht sauber abbilden können.
- Dünne Personaldecke: Ein einziger Krankheitsausfall am Wochenende erzwingt sofortige Umplanung — ohne App-Kommunikation wird das zur Telefonkette.
- Hoher Minijobber-Anteil: Aushilfen mit individuellen Verfügbarkeiten (Vorlesungszeiten, Zweitjobs) müssen einzeln verwaltet werden, und die Verdienstgrenze von 603 €/Monat (2026) sinkt faktisch mit jeder Mindestlohnerhöhung.
- Extreme Fluktuation: 60–70 % Personalwechsel pro Jahr — die höchste Rate aller Branchen — bedeutet ständiges On- und Offboarding im Planungssystem.
Rechtliche Besonderheiten
Die Gastronomie genießt einerseits Ausnahmen, unterliegt andererseits verschärften Pflichten:
- Sonn- und Feiertagsarbeit erlaubt: Gaststätten sind Ausnahmebranche nach § 10 ArbZG — aber mindestens 15 Sonntage pro Jahr müssen frei bleiben (§ 11 ArbZG).
- Verkürzte Ruhezeit: Die Ruhezeit zwischen zwei Diensten darf in Gaststätten von 11 auf 10 Stunden verkürzt werden (§ 5 Abs. 2 ArbZG) — wichtig für den Übergang vom Spät- in den Frühdienst.
- Jugendarbeitsschutz (JArbSchG): Jugendliche dürfen im Gaststättengewerbe abweichend von der 20-Uhr-Grenze bis 22 Uhr arbeiten (in mehrschichtigen Betrieben bis 23 Uhr), auch am Wochenende — max. 8 Std./Tag, 40 Std./Woche, Schichtzeit max. 11 Stunden.
- § 17 MiLoG für alle Beschäftigten: Als § 2a-SchwarzArbG-Branche muss die Gastronomie Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aller Mitarbeiter binnen 7 Tagen aufzeichnen und 2 Jahre aufbewahren — nicht nur bei Minijobbern. Details in unserem Ratgeber zur Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG.
- Häufige Zollkontrollen: Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft in der Gastronomie überdurchschnittlich oft; fehlende oder verspätete Aufzeichnungen kosten bis zu 30.000 € Bußgeld.
Was die Software können muss
- Minijob-Überwachung: Automatische Warnung, bevor Aushilfen die 603-€-Grenze reißen.
- MiLoG-konforme Zeiterfassung: 7-Tage-Aufzeichnung mit 2-Jahres-Archiv, zollsicher exportierbar — idealerweise direkt im Dienstplan-Tool integriert.
- Splitshift-Abbildung: Zwei Schichten pro Tag und Mitarbeiter ohne Verrenkungen.
- Schichttausch und offene Schichten per App: Ausfälle werden per Push an passende Mitarbeiter kommuniziert, statt telefonisch abgearbeitet.
- Verfügbarkeitsmanagement: Aushilfen hinterlegen selbst, wann sie können — die Planung sieht es sofort.
- ArbZG-/JArbSchG-Prüfung in Echtzeit: Warnungen bei Ruhezeitverstößen und bei Jugendlichen nach 22 Uhr.
- SFN-Zuschläge und Lohnexport: Steuerfreie Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge korrekt berechnen und per Lohn-Schnittstelle ans Lohnbüro übergeben.
Zahlen & Fakten zur Branche
- Das Gastgewerbe beschäftigt insgesamt rund 2,25 Mio. Menschen; im November 2025 erreichte die SV-Beschäftigung mit über 1,12 Mio. einen historischen Höchststand (laut DEHOGA-Zahlenspiegel).
- Gleichzeitig gibt es etwa 9 % weniger Betriebe als 2019 — der Markt konsolidiert sich.
- Laut DEHOGA fehlen der Branche über 60.000 Mitarbeitende; die Arbeitskosten stiegen gegenüber Ende 2019 um 39,6 %.
- Die Fluktuationsrate von 60–70 % ist die höchste aller Branchen; fast die Hälfte der Beschäftigten hat eine internationale Herkunft — die Mitarbeiter-App sollte entsprechend einfach (und idealerweise mehrsprachig) sein.
- Jede Neubesetzung kostet Betriebe im Schnitt rund 43.000 € — gute Planung und faire Dienstpläne sind damit auch ein Bindungsinstrument.
Empfohlene Software für Gastronomie
1 ab 0,50 € 4,7 2 ab ca. 7,00 € 4,4 3 99 €/Monat Flatrate 4,0 4 ab 89 €/Standort 4,2
Aplano
Dienstplanung und Zeiterfassung mit großem Funktionsumfang — für Teams jeder Größe, mit dem günstigsten Per-Seat-Einstieg am Markt.
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Die spezialisierte Dienstplan-Lösung für Gastronomie und Hotellerie — bis hin zum Full-Service-Lohn.
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Häufige Fragen: Gastronomie
Welche Dienstplan-Software ist die beste für die Gastronomie?
Unsere Empfehlung ist Aplano: einfachste Bedienung, großer Funktionsumfang, starke Mitarbeiter-App und Einstieg ab 0,50 €/Mitarbeiter/Monat. Für Betriebe mit komplexer Lohnabrechnung (Zuschläge, viele Lohnarten) ist gastromatic die stärkste Gastro-Speziallösung, E2N eine gute Flatrate-Alternative ab ca. 15–20 Mitarbeitern.
Was muss ein Dienstplan in der Gastronomie rechtlich beachten?
Drei Punkte sind zentral: die ArbZG-Grenzen (max. 8/10 Std. täglich, mindestens 10 Std. Ruhezeit dank Gastro-Ausnahme, 15 freie Sonntage pro Jahr), der Jugendarbeitsschutz (Minderjährige max. bis 22 Uhr) und die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG: Arbeitszeiten aller Beschäftigten müssen binnen 7 Tagen dokumentiert und 2 Jahre aufbewahrt werden — Verstöße kosten bis zu 30.000 €.
Dürfen Minderjährige in der Gastronomie bis 22 Uhr arbeiten?
Ja. Das JArbSchG erlaubt für das Gaststättengewerbe eine Ausnahme von der üblichen 20-Uhr-Grenze: Jugendliche über 16 dürfen bis 22 Uhr beschäftigt werden, in mehrschichtigen Betrieben bis 23 Uhr — auch am Wochenende. Es bleibt bei max. 8 Std./Tag und 40 Std./Woche, die Schichtzeit darf 11 Stunden nicht überschreiten.
Wie lange müssen Arbeitszeiten in der Gastronomie dokumentiert werden?
Die Gastronomie gehört zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen für alle Beschäftigten spätestens 7 Tage nach der Schicht aufgezeichnet und mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Bei Zollkontrollen müssen die Unterlagen in deutscher Sprache vorgelegt werden können.