Vergleich 2026

HR-Software 2026: Die besten Lösungen im Vergleich

9 Anbieter im Vergleich — mit echten Preisen, Funktionsmatrix und ehrlichen Stärken-Schwächen-Profilen.

Aktualisiert am 23. Juni 2026 avetiq Redaktion Nach fester Methodik geprüft

Platz 1 4,5

Personio

Der Standard für KMU & Mittelstand

Platz 2 4,5

HRworks

Beste Bewertungen + Reisekosten integriert

Platz 3 4,4

Factorial

Preis-Leistungs-Sieger unter den Suiten

Alle Anbieter im Vergleich

HR-Software im Vergleich (Stand: 23. Juni 2026).
Software	Wertung	Preis / MA / Monat
Personio Der Standard für KMU & Mittelstand	4,5	auf Anfrage (~5–15 €)
HRworks Beste Bewertungen + Reisekosten integriert	4,5	auf Anfrage
Factorial Preis-Leistungs-Sieger unter den Suiten	4,4	ab ca. 7,00 €
HRlab Maximale deutsche Compliance (eAU)	4,2	ab ca. 4,00 €
HiBob Internationale Scale-ups	4,1	auf Anfrage (~8–15 €)
Kenjo HR-Suite + Schichtplanung aus einer Hand	4,0	ab 5,40 €
Sage HR Modularer Einstieg im Sage-Ökosystem	4,0	ab 4,50 €
rexx systems Enterprise-Anforderungen & On-Premise	4,0	ab 0,70 € (modular)
kiwiHR Erste HR-Software für kleine Teams	4,0	ab ca. 2,50 €

HR-Software im Vergleich (Stand: 23. Juni 2026). Preise: Einstiegstarif netto pro Mitarbeiter und Monat bei monatlicher Zahlung, soweit öffentlich angegeben. Alle Angaben ohne Gewähr.

HR-Software (Core HR) digitalisiert die Personalverwaltung: digitale Personalakte, On-/Offboarding, Abwesenheiten, Zeiterfassung, vorbereitende Lohnabrechnung und Self-Service für Mitarbeiter. Für deutsche Unternehmen entscheidend ist die DACH-Lokalisierung — Tiefe der Lohn-Schnittstelle, eAU-Abruf bei Krankenkassen und deutschsprachiger Support trennen die Anbieter deutlicher als jede Feature-Liste.

Wir haben 10 Suiten für den deutschen Markt verglichen — vom 2,50-€-Einstiegs-HRIS bis zur Enterprise-Lösung mit On-Premise-Option.

Die Anbieter im Detail

Personio

Der Standard für KMU & Mittelstand

4,5

Personio ist der De-facto-Marktführer für HR-Software im DACH-KMU-Segment: digitale Personalakte, On-/Offboarding, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Recruiting, Performance und zunehmend eine eigene integrierte Lohnabrechnung (Personio Payroll) — verbunden über einen Marketplace mit über 200 Integrationen inklusive Lohn-Schnittstellen.

Preis: auf Anfrage (~5–15 €) Tarife Core/Core Pro + Apps; Drittquellen: ca. 5–15 €/MA/Monat je nach Modulmix; Jahresverträge.
Zielgruppe: KMU und Mittelstand, ca. 10–2.000 MA
Test/Gratis: 14 Tage kostenlos
Bewertungen: OMR Reviews: 4,3/5 (368 Bewertungen) · Capterra: 4,3/5 (300 Bewertungen)

Stärken

Breiteste Funktionsabdeckung in einem System — von Recruiting bis Payroll
Sehr großes Ökosystem (200+ Integrationen), ausgereifte Workflows und Self-Service
Deutschsprachiger Support, große Community, hohe Investitionssicherheit

Schwächen

Intransparente Preise; wichtige Funktionen nur in teureren Paketen/Add-ons
Berichte über Preiserhöhungen von 10–20 % bei Vertragsverlängerung
Implementierung wird teils als aufwendig beschrieben; für Teams unter 10 MA relativ teuer

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HRworks

Beste Bewertungen + Reisekosten integriert

4,5

HRworks kombiniert als einziger Anbieter im Feld Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung und vorbereitende Lohnbuchhaltung in einem Paket. Mit 25+ Jahren Markterfahrung und einer OMR-Wertung von 4,7/5 (215 Reviews) ist es die höchstplatzierte HR-Gesamtlösung in den OMR Top 100.

Preis: auf Anfrage Tarife HR WORKS / HR WORKS Pro; min. 20 Nutzer; keine Mindestvertragslaufzeit; 2 Wochen Test.
Zielgruppe: KMU und Mittelstand ab ca. 20 MA (Mindestabnahme 20 Nutzer)
Test/Gratis: 2 Wochen kostenlos
Bewertungen: OMR Reviews: 4,7/5 (215 Bewertungen) · Capterra: 4,6/5 (30 Bewertungen)

Stärken

Einzigartige Kombination: HR + Zeit + Reisekosten + Lohnvorbereitung in einem
Beste Bewertungen im Feld (OMR 4,7/5), 25+ Jahre Markterfahrung
Deutscher Anbieter, tiefe Lohn-Anbindung

Schwächen

Preise nicht öffentlich, mindestens 20 Nutzer
Admin-Oberfläche konservativer als bei jüngeren Wettbewerbern
Recruiting/Talent-Funktionen schlanker als bei Personio oder rexx

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Factorial

Preis-Leistungs-Sieger unter den Suiten

4,4

Factorial bietet eine breite HR-Suite — Personalakte, Onboarding, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Recruiting, Performance, Spesen und E-Signatur — zu transparenten Preisen ab ca. 7 €/Nutzer. trusted.de vergab die Testnote 1,2 (Platz 1 von 8); die DACH-Lokalisierung hat in den letzten Jahren stark aufgeholt.

Preis: ab ca. 7,00 € Business ~8 € · Enterprise ~10,50 €/Nutzer/Monat (jährlich); Add-ons ~4–5 €; 14 Tage Test.
Zielgruppe: KMU, ca. 5–1.000 MA
Test/Gratis: 14 Tage kostenlos
Bewertungen: Capterra: 4,4/5 (250 Bewertungen)

Stärken

Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis mit transparenten Preisen
Breiter Funktionsumfang inkl. Spesen und Finanz-Controlling
Schnelle Produktentwicklung, modernes UI, auch für sehr kleine Firmen geeignet

Schwächen

Lohn-Tiefe historisch schwächer als bei deutschen Anbietern (aufgeholt, aber prüfen)
Support international organisiert, nicht immer auf Personio-Niveau
Funktionen teils „breit, aber nicht tief" — komplexe Zeitmodelle stoßen an Grenzen

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HRlab

Maximale deutsche Compliance (eAU)

4,2

HRlab ist eine komplett deutsche HR-Suite mit einem seltenen Differenzierungsmerkmal: der zu 100 % automatisierten eAU-Abfrage über eine ITSG-zertifizierte Krankenkassen-Schnittstelle. Dazu kommen Personalakte, Onboarding, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung und Bewerbermanagement ab ca. 4 €/Nutzer.

Preis: ab ca. 4,00 € Modulare Staffelung; ab 100 MA individuelle Konditionen; kostenlose Demo/Test.
Zielgruppe: Deutsche KMU und Mittelstand, ca. 10–1.000 MA
Test/Gratis: Kostenlose Demo/Testphase
Bewertungen: keine verlässlichen Daten

Stärken

Komplett deutscher Anbieter — starkes Compliance-Argument
Automatisierte eAU-Abfrage über zertifizierte Krankenkassen-Schnittstelle (selten am Markt)
Persönlicher, schneller Support; faire Preise

Schwächen

Kleinerer Anbieter — weniger Entwicklungstempo und Ökosystem als Personio/Factorial
Recruiting- und Reporting-Module ausbaufähig
Geringe Bekanntheit und Review-Basis

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HiBob

Internationale Scale-ups

4,1

„Bob" setzt auf People Experience: Social-Feed, Kudos, Engagement-Umfragen, starkes Performance- und Compensation-Management und Multi-Entity-Fähigkeiten für internationale Organisationen. Deutsche Spezifika wie native Lohnvorbereitung oder eAU fehlen.

Preis: auf Anfrage (~8–15 €) Nur auf Anfrage; Drittquellen schätzen 8–15 €/MA/Monat mit Mindestvertragsvolumen.
Zielgruppe: Schnell wachsender Mittelstand 50–2.000+ MA, international/verteilt
Test/Gratis: Demo auf Anfrage
Bewertungen: Capterra: 4,6/5 · G2: 4,5/5

Stärken

Modernste UX im Vergleichsfeld, hohe Mitarbeiter-Adoption
Stark für internationale, mehrsprachige Organisationen (Multi-Entity, Multi-Currency)
Sehr gutes Performance- und Compensation-Modul

Schwächen

Hoher Preis, intransparente Preisgestaltung
Deutsche Lokalisierung begrenzt: keine native Lohn-Schnittstelle, eAU/Meldewesen fehlen
Support und Implementierung primär englischsprachig

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Kenjo

HR-Suite + Schichtplanung aus einer Hand

4,0

Kenjo ist eine All-in-One-HR-Software mit digitaler Personalakte, Recruiting, Onboarding und Performance — plus Schichtplanung und Zeiterfassung, die speziell auf gewerbliche Belegschaften (Produktion, Logistik, Handel, Gesundheitswesen) zugeschnitten sind. Lohnexport inklusive.

Preis: ab 5,40 € Starter 5,40 € · Growth 9,00 €/MA/Monat (jährliche Abrechnung); Connect auf Anfrage.
Zielgruppe: KMU 50–500 MA mit gewerblichen Mitarbeitern
Test/Gratis: Kostenlose Demo/Testphase
Bewertungen: Capterra: 4,4/5 · OMR Reviews: 4,3/5

Stärken

Einer der wenigen KMU-Anbieter mit echter Schichtplanung in einer vollen HR-Suite
Transparente Preise, breiter Funktionsumfang fürs Geld (inkl. Recruiting, Umfragen)

Schwächen

Deutlich teurer als reine Schichtplaner; Jahresvertrag üblich
Schichtplanung ist Modul, nicht Kernprodukt — weniger Planungstiefe als Spezialisten

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Sage HR

Modularer Einstieg im Sage-Ökosystem

4,0

Sage HR (hervorgegangen aus CakeHR) ist die Cloud-HR-Lösung des Sage-Konzerns: modular buchbar ab ca. 4,50 €/MA für Abwesenheiten, erweiterbar um Performance, Timesheets, Schichten, Recruiting und Spesen. Achtung Produktfamilie: Die deutsche „Sage HR Suite" (mit echter Lohnabrechnung) ist ein separates Produkt.

Preis: ab 4,50 € Modular: Basis (Abwesenheiten) 4,50 €, weitere Module je ~1,50–3 €/MA/Monat; Testphase.
Zielgruppe: KMU ca. 10–250 MA (Cloud); Mittelstand ab 50 MA (HR Suite)
Test/Gratis: Kostenlose Testphase
Bewertungen: Capterra: 4,5/5 (353 Bewertungen)

Stärken

Günstiger modularer Einstieg — man zahlt nur gebuchte Module
Großer, finanzstarker Anbieter mit deutschem Partnernetz
Über die separate HR Suite ist echte deutsche Lohnabrechnung möglich

Schwächen

Verwirrende Produktstruktur (Sage HR ≠ Sage HR Suite ≠ Sage People)
Cloud-Produkt wenig DACH-lokalisiert: schwache Lohn-Schnittstellen, keine integrierte deutsche Payroll
Moderates Innovationstempo der Cloud-Linie

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rexx systems

Enterprise-Anforderungen & On-Premise

4,0

rexx systems steht auf drei Säulen — Recruiting (eine der besten ATS-Lösungen im deutschen Markt), Talent Management und Personalverwaltung — und skaliert vom gehobenen Mittelstand bis zum Konzern. Optional On-Premise; die Preise pro Kopf sind überraschend günstig (Module ab 0,50–0,70 €/MA).

Preis: ab 0,70 € (modular) Recruiting ab ~0,50 €, Basis ab ~0,70 €, Komplett-Suite bis ~7,30 €/MA/Monat; Setup individuell.
Zielgruppe: Gehobener Mittelstand bis Konzern (100–50.000 MA)
Test/Gratis: Demo auf Anfrage
Bewertungen: Capterra: 3,9/5 (37 Bewertungen)

Stärken

Sehr tief konfigurierbar, wächst bis Konzern-Niveau mit
Bewerbermanagement gehört zu den besten im deutschen Markt
On-Premise-Option für strenge Compliance-Vorgaben

Schwächen

Veraltete, uneinheitliche Oberfläche; steile Lernkurve
Implementierung projekthaft und aufwendig; Gesamtkosten wenig transparent
Für kleine Unternehmen überdimensioniert

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kiwiHR

Erste HR-Software für kleine Teams

4,0

kiwiHR (seit 2022 Teil der Tellent-Gruppe um Recruitee) ist ein bewusst schlankes HR-System für kleine Unternehmen: Stammdaten, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Onboarding-Checklisten und Self-Service — schnell eingeführt, monatlich kündbar, ab ca. 2,50 €/MA.

Preis: ab ca. 2,50 € Starter ab ~2,50–3,50 €/MA/Monat, höhere Pakete modular; 14 Tage Test, monatlich kündbar.
Zielgruppe: Kleine Unternehmen 5–100 (max. ~250) MA
Test/Gratis: 14 Tage kostenlos
Bewertungen: Capterra: 4,3/5

Stärken

Sehr günstig und in Tagen eingeführt — ideale erste HR-Software
Intuitive, aufgeräumte Oberfläche ohne Schulungsbedarf
Monatlich kündbar, geringes Risiko; Erweiterungspfad in die Tellent-Suite

Schwächen

Funktionsumfang deutlich kleiner als bei Suiten (kein Recruiting, kein Performance-Modul)
Wenig flexibel bei Sonder-Arbeitszeitmodellen
Standalone-Zukunft innerhalb von Tellent unklar

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Worauf es bei der Auswahl ankommt

Ab welcher Größe lohnt sich was: Unter 20 Mitarbeitern reichen Einstiegslösungen (kiwiHR, HRlab); 20–250 MA sind der Sweet Spot von Personio, Factorial und HRworks; ab mehreren hundert MA mit Konzern-Anforderungen kommen rexx oder HiBob ins Spiel.
Deutsche Compliance: eAU-Abruf, Lohnvorbereitung und Meldewesen-Nähe bieten in echter Tiefe nur deutsche Anbieter (Personio, HRworks, HRlab, rexx) — internationale Suiten wie HiBob glänzen bei UX, schwächeln aber genau hier.
Total Cost of Ownership: Bei „Preis auf Anfrage"-Anbietern Jahresvertrag, Setup-Gebühren, Modul-Add-ons und dokumentierte Preiserhöhungen bei Verlängerung (Personio: 10–20 %) einkalkulieren.
Blue-Collar-Anteil: Schichtbetriebe brauchen Schichtplanung + Terminal-Zeiterfassung in der Suite (Kenjo) — oder kombinieren ein Spezial-Tool wie Aplano mit einem schlanken HRIS.

Häufige Fragen zu HR-Software

Welche HR-Software ist die beste für kleine Unternehmen?

Unter ca. 50 Mitarbeitern liefern Factorial (transparent ab ~7 €/MA) und HRlab (ab ~4 €, eAU-Automatik) das beste Verhältnis aus Funktionen und Preis. Als allererste HR-Software für Kleinstteams reicht kiwiHR ab ~2,50 €. Personio lohnt sich, wenn das Unternehmen wächst und das große Ökosystem nutzen wird.

Was kostet HR-Software pro Mitarbeiter?

Zwischen 2,50 € (kiwiHR Starter) und etwa 15 €/Mitarbeiter/Monat (Personio oder HiBob im Vollausbau). Faustregel für 100 Mitarbeiter: 400–800 €/Monat für Core HR, 1.200–2.000 €/Monat mit Recruiting, Performance und Payroll-Modulen. Setup-Gebühren und Jahresverträge sind bei den größeren Suiten üblich.

Was ist der Unterschied zwischen HR-Software und Dienstplan-Software?

HR-Software verwaltet den Mitarbeiter-Lebenszyklus (Akte, Verträge, Onboarding, Gehalt, Performance), Dienstplan-Software organisiert den operativen Einsatz (Schichten, Tausch, Ist-Zeiten). Schichtbetriebe brauchen meist beides: entweder eine Suite mit Schichtmodul (Kenjo) oder die Kombination aus Spezialist (z. B. Aplano) und schlankem HRIS.

Welche Personio-Alternativen gibt es?

Die stärksten Alternativen 2026: HRworks (beste Bewertungen, Reisekosten integriert), Factorial (günstiger, transparente Preise), HRlab (deutscher Anbieter, eAU-Automatik), Kenjo (Schichtbetriebe) und kiwiHR (Kleinstteams). International orientierte Scale-ups schauen auf HiBob.

Brauchen kleine Unternehmen überhaupt HR-Software?

Ab etwa 10–15 Mitarbeitern übersteigt der Verwaltungsaufwand (Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Fristen, Dokumente) typischerweise die Kosten einer Einstiegslösung von 2,50–7 €/MA/Monat. Spätestens mit der elektronischen Zeiterfassungspflicht und eAU lohnt ein System, das beides automatisiert statt in Excel-Listen zu pflegen.

Methodik: Alle Anbieter wurden nach denselben fünf Kriterien bewertet (Funktionsumfang, Bedienbarkeit, Preis-Leistung, Deutschland-Tauglichkeit, Support). Preise sind Netto-Listenpreise mit Stand 23. Juni 2026. Wie wir testen: So testen wir.