Für Arztpraxen zählt vor allem eines: schnelle Einführung ohne IT-Projekt. Aplano ist hier unsere Top-Empfehlung — Sprechzeiten-Vorlagen, Teildienste, Urlaubsverwaltung und Vertretungssuche per App sind in einer Stunde eingerichtet, der Einstieg kostet ab 0,50 €/Mitarbeiter und die Daten liegen DSGVO-konform in Deutschland. Staffomatic ist eine solide Alternative mit ähnlichem Fokus auf einfache Schichtverteilung. Wer primär die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung digitalisieren will und den Dienstplan weiter klassisch führt, fährt mit Timebutler (Flatrate-Modell) günstig. Medizin-Speziallösungen wie Planerio lohnen sich vor allem für MVZ und Klinik-Ambulanzen mit ärztlichem Dienstplan.
Branche · Arztpraxis
Dienstplan für die Arztpraxis: Software, Pflichten und Praxis
Der Praxis-Dienstplan folgt den Sprechzeiten: Vormittag, Mittagspause, Nachmittag — dazu Anmeldung, Labor und Funktionsdiagnostik, die jeweils besetzt sein müssen. Was nach überschaubarer Aufgabe klingt, wird durch viele individuelle Teilzeitmodelle kompliziert: Knapp die Hälfte der rund 430.000 MFA arbeitet in Teilzeit, und in einem Team von 3 bis 10 Personen gefährdet schon ein einziger Krankheitsfall den Praxisbetrieb.
Viele Praxen planen noch mit Excel oder Papier — und verschenken damit Zeit, die am Empfang fehlt. Gleichzeitig wächst der rechtliche Druck: Die Zeiterfassungspflicht gilt seit dem BAG-Beschluss von 2022 für jeden Arbeitgeber, auch für die Einzelpraxis mit drei MFA.
Typische Planungs-Herausforderungen
- Geteilte Dienste entlang der Sprechzeiten: Vormittags- und Nachmittagsblöcke mit Mittagslücke sind der Standardfall — der Plan muss Teildienste nativ abbilden.
- Viele individuelle Teilzeitmodelle: 20, 25, 30 Wochenstunden, feste freie Tage, Schulkind-Zeiten — jedes Teammitglied hat sein eigenes Muster.
- Besetzung nach Funktion: Anmeldung, Labor und Funktionsdiagnostik brauchen jeweils qualifizierte Besetzung — nicht jede MFA kann alles.
- Kleine Teams, große Hebel: Bei 3–10 MFA legt ein Krankheitsfall schnell einen ganzen Funktionsbereich lahm; Vertretungssuche muss in Minuten funktionieren.
- Urlaubskoordination: Praxisschließzeiten, Schulferien und der Anspruch der Kolleginnen müssen unter einen Hut — am besten mit Ferien-Sicht im Abwesenheitskalender.
Rechtliche Besonderheiten
- Kein Branchenbonus beim ArbZG: Normale Praxen fallen nicht unter die Ausnahmen des § 10 ArbZG — der Samstag ist regulärer Werktag, Sonntagsarbeit ist in der Regel nicht zulässig.
- Zeiterfassungspflicht für alle: Der BAG-Beschluss vom 13.09.2022 verpflichtet auch Kleinstpraxen zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Die geplante Ausnahme betrifft nur die elektronische Form (Betriebe bis 10 Mitarbeiter) — die Pflicht selbst bleibt. Details im Ratgeber zur Zeiterfassungspflicht.
- MFA-Tarifvertrag: Der Gehaltstarifvertrag 2025/2026 (AAA/Verband medizinischer Fachberufe) regelt Tätigkeitsgruppen und Gehälter, der Manteltarifvertrag Arbeitszeitfragen — auch nicht tarifgebundene Praxen orientieren sich daran.
- § 17 MiLoG bei Minijobbern: Für die Putzhilfe oder die Aushilfs-MFA auf 603-€-Basis gilt die Aufzeichnungspflicht binnen 7 Tagen mit 2 Jahren Aufbewahrung.
Was die Software können muss
- Einfachheit vor allem: Es gibt keine HR-Abteilung — wenn die Einarbeitung länger als einen Nachmittag dauert, ist das Tool falsch gewählt.
- Sprechzeiten-Vorlagen: Wiederkehrende Wochenmuster als Schichtvorlagen, Teildienste inklusive.
- Mindestbesetzung pro Funktion: Anmeldung, Labor, Diagnostik — die Software warnt, wenn ein Bereich unterbesetzt ist.
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Mit Schulferien-Ansicht und Resturlaubsberechnung, damit die Sommerplanung nicht zur Zerreißprobe wird.
- Stundenkonten: Flexible Teilzeitmodelle brauchen saubere Plus-/Minusstunden-Verwaltung.
- Vertretungssuche per App: Krankmeldung morgens um 7 — die App fragt verfügbare Kolleginnen automatisch an.
- Lohnexport: Stunden und Fehlzeiten gehen ohne Abtippen an das Lohnbüro bzw. den Steuerberater.
Zahlen & Fakten zur Branche
- Deutschland zählt über 70.000 Arztpraxen (Destatis: 67.446 im Jahr 2021), rund 70 % davon Einzelpraxen.
- Laut Bundesärztekammer ging die Zahl niedergelassener Ärzte auf 105.264 (2025) zurück (−8,3 % seit 2019), während angestellte Ärzte im ambulanten Bereich um 6,7 % zulegten — der Trend geht zu größeren Einheiten und MVZ mit komplexerer Personalplanung.
- Rund 430.000 MFA arbeiten in deutschen Praxen, knapp die Hälfte in Teilzeit.
- Der Fachkräftemangel ist angekommen: Laut einer medizinio-Erhebung verloren fast zwei Drittel der Praxen binnen 12 Monaten Personal, 47,2 % davon durch Eigenkündigung; 50 % der HNO-Praxen suchen aktuell MFA.
Empfohlene Software für Arztpraxis
1 ab 0,50 € 4,7 2 ab 1,80 € 4,0 3 ab 29,95 €/Monat (Flatrate) 4,2
Aplano
Dienstplanung und Zeiterfassung mit großem Funktionsumfang — für Teams jeder Größe, mit dem günstigsten Per-Seat-Einstieg am Markt.
Staffomatic
Schlanker Dienstplan-Pionier mit modularen Preisen und Schichtbewerbungs-Prinzip.
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Urlaubsverwaltung + Zeiterfassung zum Flatrate-Preis — voller Funktionsumfang ab 29,95 €/Monat.
Häufige Fragen: Arztpraxis
Welche Dienstplan-Software ist die beste für Arztpraxen?
Für typische Praxisteams (3–10 MFA) ist Aplano die beste Wahl: Teildienste entlang der Sprechzeiten, Urlaubsverwaltung und Vertretungssuche per App — eingerichtet in einer Stunde, ab 0,50 €/Mitarbeiter/Monat. Staffomatic ist eine gute Alternative; große MVZ mit ärztlichem Dienstplan schauen auf Speziallösungen wie Planerio.
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für kleine Arztpraxen?
Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 müssen alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen — unabhängig von der Größe. Die geplante gesetzliche Ausnahme für Betriebe bis 10 Mitarbeiter betrifft nur die elektronische Form, nicht die Pflicht selbst. Für Minijobber (z. B. Putzhilfe) gilt zusätzlich § 17 MiLoG mit 7-Tage-Frist und 2 Jahren Aufbewahrung.
Was muss ein Dienstplan in der Arztpraxis rechtlich beachten?
Es gilt das normale ArbZG ohne Branchenausnahmen: max. 8/10 Stunden täglich, 30 Minuten Pause ab 6 Stunden, 11 Stunden Ruhezeit, Sonntagsarbeit in der Regel unzulässig (der Samstag ist dagegen regulärer Werktag). Tarifgebundene Praxen müssen zudem den MFA-Manteltarifvertrag beachten; viele nicht gebundene Praxen orientieren sich freiwillig daran.
Wie koordiniere ich Urlaub im kleinen Praxisteam?
Bewährt hat sich eine Kombination aus festen Regeln (Praxisschließzeiten zuerst eintragen, maximal X Personen gleichzeitig abwesend, Schulferien fair rotieren) und einem digitalen Abwesenheitskalender, der Überschneidungen sofort anzeigt. Tools wie Aplano oder Timebutler berechnen Resturlaub automatisch und machen Genehmigungen per App nachvollziehbar.