Ratgeber · Kosten
Was kostet Dienstplan-Software? Preisvergleich 2026
Die drei Preismodelle am Markt
1. Per-Seat: Preis pro Mitarbeiter und Monat
Das häufigste Modell: Abgerechnet wird pro planbarem Mitarbeiter. Die Spanne ist groß — und sie korreliert mit dem Funktionsumfang:
- Aplano: 0,50–4,50 € — Core (0,50 €) deckt die Basis-Schichtplanung ab, Basic (2 €) ergänzt Abwesenheiten und Regelprüfungen, Pro (4,50 €) Zeiterfassung, Stundenkonten und Auswertungen; monatlich kündbar.
- Staffomatic: ab 1,80 € — modular (Urlaubsplaner/Zeiterfassung je 1,80 €, Professional 3,60 €, Premium 7,20 €).
- Planday: 2,49–6,49 € — klare Tarifstruktur (Starter/Plus/Pro), stark in Gastro und Einzelhandel.
- Kenjo: 5,40–9 € — komplette HR-Suite mit Schichtplanung; nur mit Jahresvertrag.
- gastromatic: ab ~7 € — Gastro-Spezialist inklusive Lohn-Services, laut Anbieter ab ca. 91 €/Monat Gesamtpreis.
Per-Seat ist fair für kleine Teams und wächst mit — wird bei 100+ Mitarbeitern aber teurer als jede Flatrate.
2. Standortpreis und Flatrate
Einige Anbieter rechnen pro Betrieb oder Standort ab — die Mitarbeiterzahl spielt dann keine Rolle:
- Ordio: ab 89 € pro Standort/Monat, flexibel je nach Modulen,
- E2N: 99 €/Monat all-inclusive — alle Module, Onboarding-Schulungen und Telefon-Support inklusive, keine Einrichtungskosten,
- Shiftbase: ab 39 €/Monat als Paketpreis (Basic, inkl. ca. 10 Nutzerlizenzen; Premium ab 79 €, Enterprise ab ~199 €).
Faustregel: Ab etwa 20–30 Mitarbeitern pro Standort schlägt die Flatrate die meisten Per-Seat-Tarife — darunter zahlt man für ungenutzte Kapazität.
3. Sonderfälle: Gratis-Tarif und Enterprise
- Connecteam: komplett kostenlos bis 10 Mitarbeiter — voller Funktionsumfang, danach Hub-Preise ab ca. 29 €/Monat für die ersten 30 Nutzer. Der Haken für deutsche Betriebe: keine native Lohn-Anbindung, begrenzte deutsche Zuschlags- und Arbeitszeitlogik.
- shyftplan: Enterprise ab ~700 €/Monat — KI-gestützte Planung für Industrie und Konzerne (Referenzen wie Siemens Energy); für KMU bewusst nicht positioniert.
Rechenbeispiele: 10, 25 und 100 Mitarbeiter
Monatskosten auf Basis der Listenpreise (gerundet; Per-Seat-Tarife jeweils Preis × Mitarbeiterzahl, Pauschalmodelle bei einem Standort):
| Anbieter (Tarif) | Modell | 10 MA | 25 MA | 100 MA |
|---|---|---|---|---|
| Connecteam (Small Business) | gratis bis 10 MA | 0 € | ab ~29 € | ab ~99 € + Zusatznutzer |
| Aplano (Core, 0,50 €) | pro MA | 5 € | 12,50 € | 50 € |
| Aplano (Pro, 4,50 €) | pro MA | 45 € | 112,50 € | 450 € |
| Staffomatic (Professional, 3,60 €) | pro MA | 36 € | 90 € | 360 € |
| Planday (Starter, 2,49 €) | pro MA | ~25 € | ~62 € | 249 € |
| Kenjo (Starter, 5,40 €) | pro MA, Jahresvertrag | 54 € | 135 € | 540 € |
| gastromatic (ab ~7 €) | pro MA, modular | ~91 € | ~175 € | ~700 € |
| Shiftbase (Paket) | Staffelpakete | 39 € | 79–199 € | auf Anfrage |
| Ordio | pro Standort | 89 € | 89 € | 89 € je Standort |
| E2N | Flatrate pro Betrieb | 99 € | 99 € | 99 € |
Die Tabelle zeigt das Muster: Bei 10 Mitarbeitern sind Gratis- und günstige Per-Seat-Tarife unschlagbar, bei 25 wird es eng zwischen Per-Seat und Paketpreisen, ab 100 Mitarbeitern gewinnen Flatrates — sofern der Funktionsumfang reicht. Wichtig beim Vergleichen: Die Tarife sind nicht deckungsgleich. Aplano Core für 50 € (100 MA) enthält keine Zeiterfassung, E2N für 99 € dagegen alles inklusive Support — verglichen werden muss immer der Tarif, der die eigenen Anforderungen tatsächlich abdeckt.
Versteckte Kosten: Worauf Sie achten sollten
- Setup und Onboarding: Manche Anbieter berechnen Einrichtung, Datenmigration oder Schulungen extra — bei anderen (z. B. E2N) ist beides inklusive. Vor Vertragsschluss schriftlich geben lassen.
- Hardware-Terminals: Wer stationär stempeln lassen will (Werkbank, Theke), zahlt pro Terminal etwa 200–500 € einmalig — ein Tablet mit Stempeluhr-App ist oft die günstigere Alternative.
- Mindestabnahmen: „Ab 1,90 €/Nutzer" gilt bei Papershift erst ab ca. 10 Nutzern — ein 6-Personen-Team zahlt trotzdem für 10.
- Jahresverträge: Kenjo rechnet jährlich ab; wer nach 3 Monaten wechseln will, zahlt das Jahr trotzdem. Monatlich kündbare Tarife (z. B. Aplano mit 1 Monat Kündigungsfrist) sind beim Testen im Echtbetrieb klar im Vorteil.
- Preiserhöhungen: Intransparente „Auf Anfrage"-Preise erschweren den Vergleich; zu Papershift existieren Kundenberichte über Erhöhungen von teils 100 % ohne Leistungsplus. Preisbindung in den Vertrag verhandeln.
- Zusatzmodule: Lohnexport, Premium-Support oder Auswertungen stecken oft erst in höheren Tarifen — der beworbene Einstiegspreis ist selten der Endpreis.
Fazit: Endpreis vergleichen, nicht Einstiegspreis
Realistisch kostet Dienstplan-Software einen KMU-Betrieb zwischen wenigen Euro und rund 200 € im Monat — entscheidend sind Mitarbeiterzahl, benötigte Module und das Preismodell. Wer nur plant, fährt mit günstigen Per-Seat-Tarifen am besten; wer Planung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung kombiniert (und damit zugleich die Zeiterfassungspflicht und § 17 MiLoG erfüllt), vergleicht die Komplett-Tarife. Den vollständigen Vergleich mit Funktionsmatrix und Bewertungen finden Sie hier: Dienstplan-Software im Vergleich.
Häufige Fragen zu den Kosten von Dienstplan-Software
Was kostet Dienstplan-Software pro Mitarbeiter?
Per-Seat-Tarife liegen 2026 zwischen 0,50 € (Aplano Core) und etwa 9 € pro Mitarbeiter/Monat (Kenjo Growth, gastromatic). Solide Mittelklasse-Tarife mit Zeiterfassung und Abwesenheiten kosten 2–5 €. Daneben gibt es Pauschalmodelle: Shiftbase ab 39 €/Monat (inkl. ca. 10 Lizenzen), Ordio ab 89 € pro Standort, E2N für 99 €/Monat all-inclusive.
Gibt es kostenlose Dienstplan-Apps?
Ja, mit Einschränkungen: Connecteam bietet einen vollwertigen Gratis-Tarif für bis zu 10 Mitarbeiter — allerdings ohne Lohn-Anbindung und mit begrenzter deutscher Arbeitszeit-Logik. Ansonsten gibt es vor allem zeitlich begrenzte Testphasen (14–30 Tage). Excel und Word-Vorlagen sind ebenfalls kostenlos, prüfen aber weder Ruhezeiten noch Minijob-Grenzen.
Welche versteckten Kosten gibt es?
Die häufigsten Posten neben dem Listenpreis: Hardware-Terminals für die Stempeluhr (ca. 200–500 € pro Gerät), Mindestabnahmen (z. B. ca. 10 Nutzer bei Papershift), Jahresverträge mit Vorauszahlung (z. B. Kenjo), kostenpflichtiges Onboarding/Setup sowie Preiserhöhungen nach Vertragsbeginn — zu Papershift gibt es Kundenberichte über Erhöhungen von teils 100 %. Auch Zusatzmodule (Lohnexport, Premium-Support) können den Endpreis deutlich über den beworbenen Einstiegspreis heben.
Lohnt sich Dienstplan-Software für kleine Betriebe?
Meist ja, sobald regelmäßig Schichten getauscht werden oder Minijobber an Bord sind: Ein 10-Personen-Team zahlt je nach Tool 0–54 €/Monat — schon eine gesparte Planungsstunde pro Woche rechnet das. Dazu kommt die Pflichterfüllung: Arbeitszeiten müssen ohnehin erfasst werden (BAG-Beschluss 2022, § 17 MiLoG), und integrierte Systeme erledigen Planung und Dokumentation in einem.
Hinweis: Alle Preise sind Listenpreise laut Anbieter- und Vergleichsseiten (Stand: Juni 2026), teils gerundet und ohne Gewähr — maßgeblich sind die aktuellen Angaben der Anbieter.