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Branche · Pflege

Schichtplanung in der Pflege: Software, PPR 2.0 und Praxis

Aktualisiert am avetiq Redaktion Nach fester Methodik geprüft

Die Pflege plant im 24/7-Dreischichtbetrieb mit Qualifikationsmix: Jede Schicht braucht die richtige Mischung aus examinierten Fachkräften und Hilfskräften, in der ambulanten Pflege kommt die Tourenplanung hinzu. Dazu ist das „Holen aus dem Frei" bei Ausfällen ein Dauerproblem, das Teams zermürbt — strukturierte Ausfallkonzepte mit Springer-Pools sind durch die Personalbemessungsvorgaben faktisch Pflicht geworden.

Kein anderer Branchen-Dienstplan ist so stark reguliert: PPR 2.0 im Krankenhaus, Personalbemessung nach § 113c SGB XI in der Altenpflege, Tariftreueregelung, Pflegemindestlohn und die Mitbestimmung von Betriebsrat oder MAV. Die Software muss diese Vorgaben nicht nur kennen, sondern aktiv im Plan prüfen.

Typische Planungs-Herausforderungen

  • 24/7-Schichtbetrieb mit Qualifikationsmix: Früh-, Spät- und Nachtdienst müssen jeweils die Fachkraftquote erfüllen — eine Hilfskraft kann eine examinierte Fachkraft nicht ersetzen.
  • „Holen aus dem Frei": Kurzfristige Ausfälle werden zu oft über das Anrufen freier Kollegen gelöst — das treibt Unzufriedenheit und Kündigungen. Ausfallkonzepte mit Springer-Pools sind die Alternative.
  • Wunschdienste vs. Besetzungsvorgaben: Mitarbeiterwünsche und harte Soll-Besetzungen müssen fair austariert werden, sonst kippt die Stimmung im Team.
  • Hohe Teilzeitquote: Über die Hälfte der Pflegekräfte arbeitet in Teilzeit — viele individuelle Arbeitszeitmodelle machen die Verteilung von Nächten und Wochenenden kleinteilig.
  • Ambulante Pflege: Zusätzlich zur Schichtplanung kommt die Tourenplanung — wer, wann, bei welchem Klienten.

Rechtliche Besonderheiten

Die Pflege ist die am dichtesten regulierte Planungsbranche Deutschlands:

  • PPR 2.0 / PPBV: Seit 1.7.2024 für Krankenhäuser verbindlich — tägliche Patienteneinstufung, seit 31.1.2025 regelmäßige Meldung der Soll-/Ist-Besetzung an das InEK, sanktionsbewehrt. Die PPR 2.0 errechnet rund 8,1 % höheren Personalbedarf als das alte Verfahren.
  • Pflegepersonaluntergrenzen (PpUGV): In pflegesensitiven Bereichen gelten harte Untergrenzen pro Schicht.
  • Altenpflege: Personalbemessung nach § 113c SGB XI; die Tariftreueregelung (§ 72 SGB XI) macht seit September 2022 die Zulassung von Tarifbindung oder tarifgleicher Bezahlung abhängig.
  • Pflegemindestlohn (PflegeArbbV): Ab 1.7.2026 gelten 16,52 € für Hilfskräfte, 17,80 € für qualifizierte Hilfskräfte und 21,03 € für Fachkräfte — plus Anspruch auf Mehrurlaub.
  • ArbZG-Ausnahmen: Die Ruhezeit darf in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn auf 12 Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG); Sonn- und Feiertagsarbeit ist nach § 10 ArbZG zulässig. Mehr dazu im Ratgeber Arbeitszeitgesetz bei Schichtarbeit.
  • Mitbestimmung: Betriebsrat bzw. MAV bestimmen bei Dienstplänen mit — Planänderungen brauchen nachvollziehbare, revisionssichere Historien.

Was die Software können muss

  • Qualifikationsbasierte Besetzungsregeln: Fachkraftquote pro Schicht als harte Planungsregel, nicht als Excel-Gedächtnisstütze.
  • Soll-/Ist-Abgleich: Datenbasis für PPBV- und InEK-Meldungen direkt aus dem Dienstplan.
  • Ausfallmanagement: Springer-Pools und strukturierte Anfragen statt „Holen aus dem Frei".
  • Wunschdienstplan mit Fairness-Logik: Nacht- und Wochenenddienste nachvollziehbar gleichmäßig verteilen.
  • ArbZG-Prüfung inkl. Branchenausnahmen: Ruhezeitverkürzung auf 10 Std. korrekt abbilden, Verstöße in Echtzeit anzeigen.
  • Zeitkonten und Nachtzuschläge: Wechselschichtzulagen und Zeitkonten sauber führen, Export an die Lohnabrechnung.
  • Revisionssichere Historie: Wer hat wann welchen Dienst geändert — wichtig für die Mitbestimmung.

Zahlen & Fakten zur Branche

  • In Pflegeberufen arbeiten knapp 1,7 Mio. Menschen (2024, laut Bundesgesundheitsministerium), davon rund 409.000 Pflegekräfte in Krankenhäusern.
  • Pflege ist laut Bundesagentur für Arbeit 2026 der zweitgrößte Engpassberuf Deutschlands: 2024 blieben über 17.600 Vollzeitstellen in der Altenpflege und rund 15.000 in der Krankenpflege unbesetzt.
  • Laut Destatis fehlen bis 2049 zwischen 280.000 und 690.000 Pflegekräfte; bis 2030 werden 6,2 Mio. Pflegebedürftige erwartet.
  • Die Teilzeitquote liegt bei über 50 % — gute Dienstplanung ist in der Pflege nachweislich ein Faktor für Mitarbeiterbindung.

Empfohlene Software für Pflege

Ehrlicherweise zuerst: Große Träger und Krankenhäuser nutzen meist Pflege-Speziallösungen wie Vivendi PEP (Connext) oder MEDIFOX DAN, die Pflegedokumentation und PPBV-Meldewege tief integrieren — in dieser Liga spielen generische Tools nicht mit. Wer keine integrierte Pflegedokumentation braucht, für den ist der Overhead solcher Systeme aber oft unnötig: Hier liefert Aplano qualifikationsbasierte Dienstplanung mit Schichttausch-App und Zeiterfassung zum Bruchteil des Preises, Papershift punktet mit Lohnvorbereitung, und shyftplan ist eine Option für größere Träger, die Wert auf automatisierte Planungsvorschläge legen.

1

Aplano

Dienstplanung und Zeiterfassung mit großem Funktionsumfang — für Teams jeder Größe, mit dem günstigsten Per-Seat-Einstieg am Markt.

4,7 2

Papershift

Etablierte Dienstplan- und Zeiterfassungslösung mit Lohnvorbereitung und Lohnexport.

4,4 3

shyftplan

KI-gestützte Schichtplanung für Industrie und Konzerne — ab ca. 700 €/Monat.

4,1

Häufige Fragen: Pflege

Welche Dienstplan-Software ist die beste für die Pflege?

Krankenhäuser und große Träger setzen auf Speziallösungen wie Vivendi PEP oder MEDIFOX DAN mit integrierter Pflegedokumentation. Wer keine integrierte Pflegedokumentation braucht, fährt mit Aplano (einfach, günstig, großer Funktionsumfang, starke App) oder Papershift (Lohn-Anbindung) deutlich schlanker.

Was muss ein Dienstplan in der Pflege rechtlich beachten?

Neben dem ArbZG (Ruhezeit hier auf 10 Std. verkürzbar bei Ausgleich) gelten harte Besetzungsvorgaben: PPR 2.0/PPBV im Krankenhaus, Pflegepersonaluntergrenzen in sensitiven Bereichen, Personalbemessung nach § 113c SGB XI in der Altenpflege. Dazu kommen Pflegemindestlohn (ab 1.7.2026: 21,03 € für Fachkräfte) und die Mitbestimmung von Betriebsrat oder MAV bei jedem Dienstplan.

Was ist PPR 2.0 und was bedeutet sie für den Dienstplan?

Die PPR 2.0 (Pflegepersonalbemessungsverordnung) ist seit dem 1.7.2024 für Krankenhäuser verbindlich: Patienten werden täglich eingestuft, daraus ergibt sich der Soll-Personalbedarf, und seit 31.1.2025 müssen Soll- und Ist-Besetzung regelmäßig an das InEK gemeldet werden. Sie errechnet rund 8,1 % höheren Personalbedarf als das alte Verfahren — der Dienstplan muss den Soll-/Ist-Abgleich liefern können.

Wie viele freie Wochenenden stehen Pflegekräften zu?

Das ArbZG selbst garantiert nur 15 freie Sonntage pro Jahr (§ 11 ArbZG), da Pflege zu den Ausnahmebranchen nach § 10 gehört. Tarifverträge gehen weiter: Der TVöD-P garantiert teilweise 2 freie Wochenenden pro Monat. Gute Planungssoftware verteilt Wochenenddienste mit Fairness-Logik und macht die Verteilung fürs Team transparent.