Vergleich 2026

Urlaubsverwaltung & Abwesenheits-Software 2026 im Vergleich

6 Anbieter im Vergleich — mit echten Preisen, Funktionsmatrix und ehrlichen Stärken-Schwächen-Profilen.

Aktualisiert am 23. Juni 2026 avetiq Redaktion Nach fester Methodik geprüft

Platz 1 4,7

Aplano

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis und großer Funktionsumfang — für Teams jeder Größe

Platz 2 4,5

HRworks

Beste Bewertungen + Reisekosten integriert

Platz 3 4,3

absence.io

Bester reiner Abwesenheitskalender

Alle Anbieter im Vergleich

Abwesenheitsverwaltung im Vergleich (Stand: 23. Juni 2026).
Software	Wertung	Preis / MA / Monat	Teamkalender	Vertretungsregeln
Aplano Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis und großer Funktionsumfang — für Teams jeder Größe	4,7	ab 0,50 €
HRworks Beste Bewertungen + Reisekosten integriert	4,5	auf Anfrage		–
absence.io Bester reiner Abwesenheitskalender	4,3	ab 2,00 €		–
Timebutler Flatrate für Urlaub + Zeiterfassung	4,2	ab 29,95 €/Monat (Flatrate)		–
Personizer Günstigster Modul-Einstieg + Freemium	4,1	ab 0,90 € kostenlose Version	–	–
Kenjo HR-Suite + Schichtplanung aus einer Hand	4,0	ab 5,40 €

Abwesenheitsverwaltung im Vergleich (Stand: 23. Juni 2026). Preise: Einstiegstarif netto pro Mitarbeiter und Monat bei monatlicher Zahlung, soweit öffentlich angegeben. Alle Angaben ohne Gewähr.

Digitale Urlaubsverwaltung ersetzt Zettelwirtschaft und Excel-Urlaubslisten: Mitarbeiter beantragen Abwesenheiten per App, Vorgesetzte genehmigen mit einem Klick, Resturlaub und Überschneidungen berechnet das System. Der gesetzliche Rahmen — Bundesurlaubsgesetz (mind. 20 Tage bei 5-Tage-Woche), Nachweispflichten und seit 2023 die elektronische AU (eAU) — macht saubere Dokumentation auch hier zum Pflichtprogramm.

Wir vergleichen die spezialisierten Tools und zeigen, wann sich stattdessen eine integrierte Lösung (Dienstplan- oder HR-Software mit Abwesenheitsmodul) lohnt.

Die Anbieter im Detail

Aplano

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis und großer Funktionsumfang — für Teams jeder Größe

4,7

Aplano kombiniert Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung in einer modernen Web-App mit Echtzeit-Drag-&-Drop-Planer. Mitarbeiter tauschen Schichten, stempeln und stellen Anträge per iOS-/Android-App; geplant wird in Tages-, Wochen-, Monats- oder Board-Ansicht. Mit einem Einstieg ab 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat und monatlicher Kündbarkeit hat Aplano die niedrigste Einstiegshürde unter den Per-Seat-Anbietern.

Preis: ab 0,50 € Core 0,50 € · Basic 2,00 € · Pro 4,50 € pro MA/Monat; Enterprise auf Anfrage. Monatlich kündbar.
Zielgruppe: Teams jeder Größe mit Schichtbetrieb — vom Kleinbetrieb bis Enterprise, branchenübergreifend
Test/Gratis: 14 Tage kostenlos (inkl. Pro-Features, ohne Kreditkarte)
Bewertungen: Capterra: 4,7/5 · OMR Reviews: 4,6/5 (206 Bewertungen)

Stärken

Günstigster Per-Seat-Einstieg im Vergleich (ab 0,50 €/MA) bei monatlicher Kündbarkeit
Sehr intuitiver Echtzeit-Planer mit Drag & Drop — Einrichtung in Minuten statt Tagen
Starke Mitarbeiter-App: Schichttausch, Verfügbarkeiten, Anträge, Stempeluhr
Zeiterfassung inkl. Terminal-Optionen (Tablet, RFID, Fingerprint) und Geofencing
Cloud Services Made in Germany

Schwächen

Keine Speicherung der Geodaten der Stempelung (es wird lediglich geprüft, ob die Stempelung innerhalb des Geofencings liegt)
Keine Projektzeiterfassung

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HRworks

Beste Bewertungen + Reisekosten integriert

4,5

HRworks kombiniert als einziger Anbieter im Feld Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung und vorbereitende Lohnbuchhaltung in einem Paket. Mit 25+ Jahren Markterfahrung und einer OMR-Wertung von 4,7/5 (215 Reviews) ist es die höchstplatzierte HR-Gesamtlösung in den OMR Top 100.

Preis: auf Anfrage Tarife HR WORKS / HR WORKS Pro; min. 20 Nutzer; keine Mindestvertragslaufzeit; 2 Wochen Test.
Zielgruppe: KMU und Mittelstand ab ca. 20 MA (Mindestabnahme 20 Nutzer)
Test/Gratis: 2 Wochen kostenlos
Bewertungen: OMR Reviews: 4,7/5 (215 Bewertungen) · Capterra: 4,6/5 (30 Bewertungen)

Stärken

Einzigartige Kombination: HR + Zeit + Reisekosten + Lohnvorbereitung in einem
Beste Bewertungen im Feld (OMR 4,7/5), 25+ Jahre Markterfahrung
Deutscher Anbieter, tiefe Lohn-Anbindung

Schwächen

Preise nicht öffentlich, mindestens 20 Nutzer
Admin-Oberfläche konservativer als bei jüngeren Wettbewerbern
Recruiting/Talent-Funktionen schlanker als bei Personio oder rexx

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absence.io

Bester reiner Abwesenheitskalender

4,3

absence.io konzentriert sich voll auf Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Genehmigungsworkflows, persönliche und Team-Kalender, Abteilungs-Gruppierung und Berichte ab 2 €/Nutzer — modular erweiterbar um Zeiterfassung, Personalakte und Spesen. Kunden u. a. Check24, Doodle und Red Bull.

Preis: ab 2,00 € Abwesenheitsmodul ab 2 €/Nutzer/Monat, weitere Module gegen Aufpreis; 14 Tage Test.
Zielgruppe: KMU, besonders Büro-/Wissensarbeiter-Teams
Test/Gratis: 14 Tage kostenlos
Bewertungen: OMKI: 4,3/5 (18 Bewertungen)

Stärken

Sehr schnelle Einführung, aufgeräumte UX
Laut Vergleichstests der ausgereifteste Abwesenheitskalender
Modular — man zahlt nur, was man braucht

Schwächen

Enger Fokus: keine Dienstplanung, keine Lohnabrechnung
Für komplexe Schicht-/Einsatzplanung ungeeignet

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Timebutler

Flatrate für Urlaub + Zeiterfassung

4,2

Timebutler kommt von der digitalen Urlaubsverwaltung und kombiniert sie mit einfacher Zeiterfassung und Überstundenkonten — zum Pauschalpreis mit vollem Funktionsumfang in jedem Tarif (bis 5 Nutzer 29,95 €/Monat). Über 300.000 Nutzer, sogar eine On-Premise-Option existiert.

Preis: ab 29,95 €/Monat (Flatrate) Bis 5 Nutzer 29,95 €, 6–35 Nutzer 59,95 €/Monat, ab dem 36. Nutzer +1,39 €/Nutzer; bis 6 Wochen Test.
Zielgruppe: KMU jeder Branche
Test/Gratis: Bis zu 6 Wochen kostenlos
Bewertungen: OMR Reviews: 4,5/5 · Capterra: 4,5/5

Stärken

Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis durch Flatrate mit vollem Funktionsumfang
Extrem einfache Bedienung, starker Urlaubs-/Abwesenheitsteil
On-Premise-Option (selten in der Preisklasse)

Schwächen

Keine native Mobile-App (nur Browser)
Kaum Integrationen, kein tiefes Lohn-Modul
UI funktional, aber nicht modern

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Personizer

Günstigster Modul-Einstieg + Freemium

4,1

Personizer (Nachfolger von Vacationizr) bietet drei Module — Zeiterfassung, Abwesenheiten, digitale Personalakte — einzeln buchbar ab 0,90 €/MA/Monat, ohne Grundgebühr, mit dauerhaft kostenloser Basisversion und kostenloser Schnittstelle für die Lohnübergabe an den Steuerberater.

Preis: ab 0,90 € Module: Zeiterfassung 3,33 € · Abwesenheiten 2,70 € · Personalakte 0,90 €/MA/Monat; Freemium-Basis.
Zielgruppe: Kleine und mittlere Unternehmen
Test/Gratis: Kostenlose Version · 14 Tage Volltest ohne Kreditkarte
Bewertungen: Capterra: 4,2/5 (18 Bewertungen)

Stärken

Günstigster Einstiegspreis im Vergleich (ab 0,90 €), echtes Pay-per-Module
Dauerhaft kostenlose Basisversion + kostenlose Lohn-API
Moderne, sehr einfache Oberfläche; deutscher Anbieter

Schwächen

Junges Produkt mit noch kleiner Bewertungsbasis
Kein Terminal, keine Schicht-/Projektplanung
Gelegentliche Performance-Probleme berichtet

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Kenjo

HR-Suite + Schichtplanung aus einer Hand

4,0

Kenjo ist eine All-in-One-HR-Software mit digitaler Personalakte, Recruiting, Onboarding und Performance — plus Schichtplanung und Zeiterfassung, die speziell auf gewerbliche Belegschaften (Produktion, Logistik, Handel, Gesundheitswesen) zugeschnitten sind. Lohnexport inklusive.

Preis: ab 5,40 € Starter 5,40 € · Growth 9,00 €/MA/Monat (jährliche Abrechnung); Connect auf Anfrage.
Zielgruppe: KMU 50–500 MA mit gewerblichen Mitarbeitern
Test/Gratis: Kostenlose Demo/Testphase
Bewertungen: Capterra: 4,4/5 · OMR Reviews: 4,3/5

Stärken

Einer der wenigen KMU-Anbieter mit echter Schichtplanung in einer vollen HR-Suite
Transparente Preise, breiter Funktionsumfang fürs Geld (inkl. Recruiting, Umfragen)

Schwächen

Deutlich teurer als reine Schichtplaner; Jahresvertrag üblich
Schichtplanung ist Modul, nicht Kernprodukt — weniger Planungstiefe als Spezialisten

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Worauf es bei der Auswahl ankommt

Genehmigungs-Workflows: Mehrstufige Freigaben, Vertreterregelungen und Urlaubssperren sollten konfigurierbar sein — Standard bei Timebutler, absence.io und Personizer.
Teamkalender: Überschneidungen und Mindestbesetzung müssen auf einen Blick sichtbar sein; Kalender-Sync zu Outlook/Google ist Pflicht.
Stand-alone oder integriert: Reine Abwesenheits-Tools sind günstig (0,90–2 €/Nutzer) und schnell eingeführt. Wer auch Dienstpläne oder Zeiterfassung braucht, vermeidet mit einer Kombi-Lösung doppelte Stammdatenpflege.
Krankmeldungen: Gute Tools dokumentieren AU-Zeiten inkl. Folgebescheinigungen; HR-Suiten wie HRlab rufen die eAU sogar automatisch bei den Krankenkassen ab.

Häufige Fragen zu Abwesenheitsverwaltung

Welche Software für Urlaubsverwaltung ist die beste?

Timebutler bietet das beste Gesamtpaket (Flatrate ab 29,95 €/Monat, voller Funktionsumfang). Der beste reine Abwesenheitskalender kommt von absence.io (ab 2 €/Nutzer), der günstigste Einstieg von Personizer (ab 0,90 €, dauerhaft kostenlose Basisversion).

Was kostet digitale Urlaubsverwaltung?

Zwischen 0 € (Personizer-Basisversion) und ca. 3 €/Nutzer/Monat. Flatrate-Modelle wie Timebutler (29,95 €/Monat bis 5 Nutzer, 59,95 € bis 35 Nutzer) sind bei mittleren Teamgrößen oft am günstigsten. In Dienstplan-Tools wie Aplano ist die Urlaubsverwaltung ab dem Basic-Tarif (2 €/MA) enthalten.

Wie viele Urlaubstage stehen Mitarbeitern gesetzlich zu?

Das Bundesurlaubsgesetz garantiert 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche — das entspricht 20 Arbeitstagen bei einer 5-Tage-Woche. Teilzeitkräfte erhalten den Anspruch anteilig nach Arbeitstagen pro Woche. Tarifverträge und Arbeitsverträge gewähren häufig 25–30 Tage.

Dürfen Chefs Urlaubsanträge ablehnen?

Ja, aber nur aus dringenden betrieblichen Gründen oder wegen vorrangiger Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter (§ 7 BUrlG). Eine Software mit Teamkalender und Mindestbesetzungs-Anzeige macht solche Entscheidungen nachvollziehbar und reduziert Konflikte.

Methodik: Alle Anbieter wurden nach denselben fünf Kriterien bewertet (Funktionsumfang, Bedienbarkeit, Preis-Leistung, Deutschland-Tauglichkeit, Support). Preise sind Netto-Listenpreise mit Stand 23. Juni 2026. Wie wir testen: So testen wir.