avetiq

Ratgeber · Recht

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM): Pflicht, Prozess und Praxis im Schichtbetrieb

Aktualisiert am avetiq Redaktion Nach fester Methodik geprüft

Was ist betriebliches Eingliederungsmanagement?

Das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein strukturierter Prozess, mit dem Arbeitgeber gemeinsam mit dem erkrankten Mitarbeiter — und ggf. dem Betriebsrat, dem Betriebsarzt und der Schwerbehindertenvertretung — nach Wegen suchen, die Arbeitsfähigkeit wiederherzustellen und weitere Ausfälle zu verhindern.

Rechtsgrundlage ist § 167 Abs. 2 SGB IX. Das Gesetz gilt für alle Arbeitnehmer — nicht nur für Schwerbehinderte, auch wenn es im SGB IX (Sozialgesetzbuch für Rehabilitation und Teilhabe) verortet ist. Die gesetzliche Pflicht besteht unabhängig von der Betriebsgröße.

Wann entsteht die BEM-Pflicht?

Die Pflicht zum BEM-Angebot entsteht, wenn ein Mitarbeiter innerhalb der zurückliegenden zwölf Monate länger als 42 Tage (sechs Wochen) arbeitsunfähig erkrankt war. Dabei gilt:

  • Rollierende Berechnung: Der 12-Monats-Zeitraum wird fortlaufend ermittelt — nicht nach Kalenderjahr. Wer also am 1. Oktober 2026 prüft, schaut auf den Zeitraum 1. Oktober 2025 bis 30. September 2026.
  • Mehrere Erkrankungen summieren sich: Drei Erkrankungsphasen von je 15 Tagen ergeben 45 Tage — die BEM-Schwelle ist überschritten.
  • Urlaub und Feiertage zählen nicht: Nur tatsächliche Arbeitsunfähigkeitstage werden addiert, keine Urlaubs- oder Feiertage.
  • Teilzeitkräfte: Auch bei Teilzeit gilt die absolute Tagesschwelle von 42 Tagen — nicht eine anteilige Stundenzahl.

Im Schichtbetrieb empfiehlt es sich, die kumulierten Fehlzeiten je Mitarbeiter monatlich automatisiert zu prüfen — am besten direkt in der Dienstplan-Software. So wird keine BEM-Pflicht übersehen. Der Ratgeber Fehlzeitenmanagement erklärt, wie Schichtbetriebe Fehlzeiten systematisch erfassen.

Der BEM-Prozess Schritt für Schritt

Schritt 1: Fehlzeiten überwachen und BEM-Pflicht erkennen

Die Personalabteilung oder Schichtleitung prüft monatlich, ob für einzelne Mitarbeiter die 42-Tage-Schwelle erreicht oder überschritten wurde. Hierfür eignet sich eine einfache Auswertung aus der Zeiterfassung: Summe der AU-Tage je Mitarbeiter in den zurückliegenden 12 Monaten.

Schritt 2: Einladungsschreiben versenden

Ist die Schwelle erreicht, muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter schriftlich zum BEM einladen. Das Schreiben muss nach der BAG-Rechtsprechung folgende Punkte enthalten:

  • Hinweis auf die gesetzliche Grundlage (§ 167 Abs. 2 SGB IX)
  • Erläuterung des Ziels: Gesundheit erhalten, Arbeitsfähigkeit wiederherstellen
  • Ausdrücklicher Hinweis auf die Freiwilligkeit der Teilnahme
  • Hinweis, dass der Mitarbeiter eine Vertrauensperson mitbringen darf (Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung, private Vertrauensperson)
  • Hinweis auf den Datenschutz: Welche Daten werden erhoben, wer hat Zugang, wie werden sie gelöscht?
  • Bitte um Rückmeldung bis zu einem konkreten Datum

Das Schreiben sollte per Einschreiben oder gegen Empfangsbestätigung zugestellt werden, damit der Arbeitgeber im Streitfall nachweisen kann, dass das Angebot gemacht wurde.

Schritt 3: Reaktion des Mitarbeiters abwarten

Der Mitarbeiter kann das BEM-Angebot annehmen oder ablehnen. Beide Reaktionen müssen dokumentiert werden. Reagiert der Mitarbeiter gar nicht, sollte nach angemessener Frist (in der Praxis: zwei bis vier Wochen) eine einmalige Erinnerung erfolgen. Danach kann das BEM-Angebot als abgelehnt gewertet werden — ebenfalls schriftlich festhalten.

Schritt 4: BEM-Gespräch durchführen

Nimmt der Mitarbeiter das Angebot an, findet das eigentliche BEM-Gespräch statt. Teilnehmer können sein:

  • Mitarbeiter (ggf. mit Vertrauensperson)
  • Arbeitgeber / HR-Verantwortliche / Schichtleitung
  • Betriebsrat (auf Wunsch des Mitarbeiters)
  • Betriebsarzt (auf Wunsch des Mitarbeiters)
  • Schwerbehindertenvertretung (falls einschlägig)

Im Gespräch werden Ursachen und Zusammenhänge der Erkrankung — soweit der Mitarbeiter sie freiwillig offenbart — besprochen. Ziel ist nicht die Diagnose, sondern die Frage: Welche Maßnahmen könnten die Arbeitsfähigkeit erhalten oder wiederherstellen?

Schritt 5: Maßnahmen vereinbaren und umsetzen

Aus dem Gespräch soll eine konkrete Maßnahmenvereinbarung entstehen. Typische Maßnahmen im Schichtbetrieb sind:

  • Versetzung von der Nacht- in die Frühschicht
  • Reduzierung der Wochenarbeitszeit (Brückenteilzeit nach § 9a TzBfG)
  • Anpassung des Arbeitsplatzes (ergonomischer Stuhl, andere Arbeitsstation)
  • Stufenweise Wiedereingliederung nach dem Hamburger Modell (§ 74 SGB V)
  • Qualifizierungsmaßnahmen für eine körperlich weniger belastende Tätigkeit
  • Beantragung externer Förderleistungen (z. B. beim Integrationsamt)

Der Ratgeber Stufenweise Wiedereingliederung im Schichtbetrieb erklärt das Hamburger Modell im Detail.

Schritt 6: BEM abschließen und dokumentieren

Das BEM endet entweder mit einer Maßnahmenvereinbarung oder mit dem einvernehmlichen Abschluss ohne Maßnahmen (weil keine sinnvollen Möglichkeiten gefunden wurden). Beides muss schriftlich dokumentiert werden. Die BEM-Akte ist getrennt von der Personalakte zu führen und nach dem Ende des BEM-Prozesses — spätestens nach drei Jahren — zu löschen, sofern sie nicht mehr benötigt wird.

BEM und Datenschutz: Was erlaubt ist

BEM-Gespräche berühren regelmäßig Gesundheitsdaten — die sensibelste Datenkategorie nach Art. 9 DSGVO. Für Schichtbetriebe gelten folgende Grundsätze:

  • Keine Diagnosepflicht: Der Arbeitgeber darf keine ärztlichen Diagnosen oder Befundberichte verlangen. Der Mitarbeiter teilt freiwillig mit, was er für relevant hält.
  • Zweckbindung: Alle im BEM erhobenen Daten dürfen ausschließlich für Zwecke der Eingliederung verwendet werden — nicht für Leistungsbeurteilungen oder Kündigungsvorbereitungen.
  • Zugangsbeschränkung: Nur die am BEM beteiligten Personen dürfen Zugang zur BEM-Akte haben. Die Schichtleitung erhält nur die Maßnahmen, nicht die Gesprächsinhalte.
  • Betriebsvereinbarung empfehlenswert: In Betrieben mit Betriebsrat sollte eine Betriebsvereinbarung den BEM-Prozess, die Datenschutzregeln und die Beteiligung des Betriebsrats verbindlich regeln.

Die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die gesamte Personalplanung — auch über das BEM hinaus — behandelt der Ratgeber DSGVO in der Personalplanung.

BEM und Kündigung: Die rechtliche Bedeutung

Die größte praktische Relevanz des BEM liegt im Kündigungsschutz. Das Bundesarbeitsgericht hat in mehreren Urteilen klargestellt:

  • Ein nicht angebotenes BEM macht eine krankheitsbedingte Kündigung nicht automatisch unwirksam — erhöht aber die Anforderungen an den Arbeitgeber, die Verhältnismäßigkeit zu beweisen (BAG, 24.03.2011, Az. 2 AZR 170/10).
  • Der Arbeitgeber muss im Prozess darlegen, dass das BEM kein milderes Mittel als die Kündigung ergeben hätte. Diese negative Beweisführung ist in der Praxis extrem schwer.
  • Ein ordnungsgemäß durchgeführtes, aber ergebnislos gebliebenes BEM stärkt dagegen die Kündigung: Es belegt, dass der Arbeitgeber alle zumutbaren Alternativen geprüft hat.

Für den Schichtbetrieb bedeutet das: Jedes nicht dokumentierte BEM-Angebot ist ein vermeidbares Prozessrisiko. Ein einfaches Monitoring-System, das Fehlzeiten automatisch auswertet und bei Erreichen der 42-Tage-Schwelle einen Workflow auslöst, macht BEM zur Routine statt zum Ausnahmeprozess.

Besonderheiten im Schichtbetrieb

Nachtschicht als häufiger Auslöser

Im Schichtbetrieb entstehen viele Langzeiterkrankungen aus der Belastung durch Nachtarbeit: Schlafstörungen, Herz-Kreislauf-Erkrankungen, psychische Erschöpfung. Das BEM bietet hier einen konkreten Hebel: die Versetzung aus der Nacht- in eine Tagschicht. Nach § 6 Abs. 4 ArbZG haben Nachtarbeitnehmer bei gesundheitlichen Beeinträchtigungen sogar einen gesetzlichen Anspruch auf Umsetzung auf einen Tagesarbeitsplatz — sofern ein geeigneter Platz vorhanden ist. Der Ratgeber Gesundheitsschutz bei Nachtarbeit erklärt diesen Umsetzungsanspruch im Detail.

Schichtplanerische Umsetzung von BEM-Maßnahmen

Wenn das BEM zu einer Schichtanpassung führt — etwa dauerhafter Wegfall der Nachtschicht oder Reduzierung auf Teilzeit — muss dies im Schichtplan abgebildet werden. Das hat Auswirkungen auf die Personalbedarfsplanung: Der verbleibende Personalbedarf für die Nachtschicht muss anderweitig gedeckt werden. In der Praxis empfiehlt es sich, BEM- bedingte Schichtänderungen als feste Constraints in der Dienstplan-Software zu hinterlegen, damit sie bei der automatischen Planung berücksichtigt werden.

Betriebsrat und Mitbestimmung

In Betrieben mit Betriebsrat hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von BEM-Verfahrensregeln (Ablauf, Beteiligte, Datenschutz). Eine Betriebsvereinbarung zum BEM schafft Rechtssicherheit für beide Seiten und verhindert Einzelfallstreitigkeiten. Der Betriebsrat darf aber nicht ohne Zustimmung des betroffenen Mitarbeiters in dessen BEM-Unterlagen einsehen. Details zur Mitbestimmung im Dienstplan erklärt der Ratgeber Betriebsrat und Dienstplan.

BEM-Checkliste für Schichtbetriebe

  • Fehlzeiten werden monatlich je Mitarbeiter ausgewertet (rollierende 12 Monate)
  • Bei Erreichen der 42-Tage-Schwelle wird automatisch ein BEM-Workflow ausgelöst
  • Das Einladungsschreiben enthält alle Pflichthinweise (Freiwilligkeit, Datenschutz, Vertrauensperson)
  • Zustellung des Schreibens ist nachweisbar (Einschreiben oder Empfangsbestätigung)
  • Reaktion des Mitarbeiters (Annahme, Ablehnung, Keine Reaktion) wird dokumentiert
  • BEM-Gespräch wird protokolliert; keine Diagnosedaten ohne Einwilligung erfasst
  • BEM-Akte wird getrennt von der Personalakte geführt
  • Vereinbarte Maßnahmen werden in den Schichtplan übertragen
  • BEM-Akte wird nach Abschluss des Prozesses nach spätestens drei Jahren gelöscht
  • Betriebsvereinbarung zum BEM liegt vor (sofern Betriebsrat vorhanden)

Häufige Fragen zum BEM im Schichtbetrieb

Ab wann ist ein BEM-Gespräch Pflicht?

Der Arbeitgeber muss ein BEM anbieten, wenn ein Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten länger als 42 Tage — also sechs Wochen — arbeitsunfähig war. Die 42 Tage können sich aus einer einzigen langen Erkrankung oder aus mehreren kürzeren Episoden zusammensetzen. Der Referenzzeitraum läuft rollie­rend: Es zählen immer die jeweils zurückliegenden 12 Monate, nicht das Kalenderjahr.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber kein BEM anbietet?

Das Unterlassen des BEM-Angebots hat gravierende Konsequenzen bei einer anschließenden krankheitsbedingten Kündigung: Das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil v. 24.03.2011, Az. 2 AZR 170/10) wertet das fehlende BEM als Indiz dafür, dass die Kündigung unverhältnismäßig ist. Der Arbeitgeber muss dann beweisen, dass auch ein ordnungsgemäßes BEM keine milderen Mittel als die Kündigung ergeben hätte — eine schwer zu führende Beweislast.

Kann der Mitarbeiter das BEM ablehnen?

Ja. Die Teilnahme am BEM ist freiwillig. Der Mitarbeiter muss ausdrücklich und informiert zustimmen. Verweigert er die Teilnahme, muss dies schriftlich dokumentiert werden. Das BEM-Angebot selbst muss trotzdem gemacht werden — nur das Angebot, nicht die Durchführung, ist gesetzlich verpflichtend. Im Kündigungsschutzprozess gilt: Ein nachgewiesenes, aber abgelehntes BEM-Angebot schützt den Arbeitgeber weitgehend.

Welche Daten dürfen im BEM verarbeitet werden?

Im BEM dürfen nur Daten verarbeitet werden, die der Mitarbeiter freiwillig offenbart. Gesundheitsdaten sind besonders sensibel (Art. 9 DSGVO). Der Arbeitgeber darf keine ärztlichen Diagnosen verlangen. Ziel des BEM-Gesprächs ist die Suche nach Wiedereingliederungsmöglichkeiten — nicht die medizinische Klärung der Erkrankung. BEM-Akten müssen getrennt von der Personalakte geführt und nach dem BEM-Abschluss gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Wie lange dauert ein BEM-Prozess?

Das Gesetz nennt keine feste Dauer. In der Praxis umfasst ein BEM-Prozess ein bis drei Gespräche über einen Zeitraum von vier bis zwölf Wochen. Schichtbetriebe sollten den Prozess nicht künstlich verlängern: Ziel ist eine konkrete Maßnahmenvereinbarung (geänderte Schichtzuweisung, Arbeits­zeitreduzierung, Umgestaltung des Arbeitsplatzes) — nicht endlose Gespräche ohne Ergebnis.

Muss der Betriebsrat beim BEM dabei sein?

Der Betriebsrat hat auf Wunsch des Mitarbeiters ein Teilnahmerecht am BEM-Gespräch nach § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX. Er muss aber nicht zwingend dabei sein. Schwerbehindertenvertretung und Betriebsarzt können ebenfalls einbezogen werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Mitarbeiter im Einladungsschreiben ausdrücklich auf sein Recht hinzuweisen, eine Vertrauensperson mitzubringen.

Was ist der Unterschied zwischen BEM und Hamburger Modell?

Das BEM ist der übergeordnete Rahmen: ein strukturierter Dialog zur Suche nach allen möglichen Eingliederungsmaßnahmen. Das Hamburger Modell (stufenweise Wiedereingliederung nach § 74 SGB V) ist eine konkrete Maßnahme, die im BEM vereinbart werden kann. Ein BEM kann also zum Hamburger Modell führen — muss aber nicht. Beide Instrumente ergänzen sich.

Hinweis: Dieser Beitrag ist redaktionell sorgfältig recherchiert (u. a. § 167 SGB IX, BAG-Urteil Az. 2 AZR 170/10, § 6 ArbZG, Art. 9 DSGVO, § 87 BetrVG), ersetzt aber keine rechtliche Beratung im Einzelfall.