Kostenlose Dienstplan-App: Was Gratis-Angebote wirklich taugen

Welche kostenlosen Dienstplan-Apps gibt es wirklich?

Wer „Dienstplan App kostenlos" sucht, findet viele Treffer — und wenige Angebote, die dauerhaft und ohne Einschränkung gratis sind. Ehrlich betrachtet bleiben drei Wege: ein echter Gratis-Tarif, die Tabellenkalkulation und kostenlose Testphasen.

Connecteam: dauerhaft kostenlos bis 10 Mitarbeiter

Das großzügigste Gratis-Angebot am Markt kommt von Connecteam: Der Small-Business-Plan ist komplett kostenlos für Betriebe bis 10 Mitarbeiter — mit vollem Funktionsumfang von Dienstplanung über Zeiterfassung bis Team-Chat. Für Kleinstbetriebe ist das ein ernstzunehmendes Angebot. Der Haken liegt in der schwachen Deutschland-Lokalisierung: Es gibt keine deutsche Lohn-Schnittstelle, deutsche Arbeitszeit- und Zuschlagslogik ist nur begrenzt abgebildet, und der Support läuft primär auf Englisch. Wer Stundenkonten, Zuschläge und Lohnexport nach deutschem Recht braucht, stößt schnell an Grenzen. Wächst das Team über 10 Mitarbeiter, wird zudem aus „gratis" ein kostenpflichtiges Hub-Modell mit ca. 29–99 €/Monat je Hub — der Umstieg auf einen Bezahltarif kommt also mit dem ersten elften Mitarbeiter.

Excel und Google Sheets: gratis, aber Handarbeit

Die Tabellenkalkulation ist der klassische Gratis-Weg — und für ein kleines Team mit stabilen Schichten durchaus brauchbar (eine fertige Vorlage finden Sie im Ratgeber Dienstplan-Excel-Vorlage). Die Grenzen: Excel prüft keine Ruhezeiten und keine Minijob-Grenzen, jede Krankmeldung erzeugt eine neue Datei-Version, und Mitarbeiter können weder Verfügbarkeiten eintragen noch Schichten tauschen. Eine „Dienstplan App für Mitarbeiter" ist die Tabelle gerade nicht — der Plan erreicht das Team nur als Aushang, Foto oder PDF in der Messenger-Gruppe.

Kostenlose Testphasen: gratis auf Zeit

Fast jede Dienstplan-Software lässt sich kostenlos testen — bei Aplano sind es 14 Tage inklusive aller Pro-Funktionen, ohne Kreditkarte. Das ist kein Dauerzustand, aber der sinnvollste Weg, um vor einer Entscheidung herauszufinden, ob eine App zum Betrieb passt: Plan bauen, Mitarbeiter einladen, eine echte Woche durchspielen. Welche Anbieter sonst noch Testphasen bieten, zeigt der Dienstplan-Software-Vergleich.

Die versteckten Kosten von „gratis"

Eine kostenlose Lösung ist nur dann wirklich kostenlos, wenn sie weder Zeit frisst noch Risiken erzeugt. Genau hier liegen die drei Posten, die in keiner Preisliste stehen:

• Zeitaufwand: Manuelle Planung in der Tabelle, Telefonketten bei Krankmeldungen, händischer Übertrag der Stunden in die Lohnvorbereitung — wer das auf die Arbeitsstunden der planenden Person umrechnet, kommt schnell auf mehr als die 7,50 €/Monat, die ein günstiges Tool für 15 Mitarbeiter kostet.
• Fehlende ArbZG-Prüfung: Gratis-Lösungen warnen nicht, wenn zwischen Spät- und Frühschicht weniger als 11 Stunden Ruhezeit liegen, Pausen fehlen oder ein Minijobber über die Verdienstgrenze rutscht — bei 603 €/Monat und 13,90 € Mindestlohn (2026) sind das nur noch rund 43 Stunden im Monat.
• Compliance-Risiko: In Branchen mit Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG (u. a. Gastronomie, Bau, Gebäudereinigung) und generell für Minijobber müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentiert werden — Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden. Eine Zettelwirtschaft neben der Gratis-Tabelle hält einer Zollprüfung selten stand. Details im Ratgeber Zeiterfassungspflicht.

Ab wann rechnet sich bezahlte Software?

Die ehrliche Antwort: früher, als die meisten denken — weil der Einstieg so günstig geworden ist. Aplano Core kostet 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat; das Rechenbeispiel für einen typischen Betrieb: 15 Mitarbeiter × 0,50 € = 7,50 €/Monat — weniger als eine halbe Personalstunde. Aplano deckt dabei vom Kleinstbetrieb bis zum Multi-Standort-Unternehmen Teams jeder Größe ab; wer Zeiterfassung, Stundenkonten und automatische Konfliktwarnungen braucht, liegt im Pro-Tarif bei 4,50 € pro Mitarbeiter/Monat.

Als Faustregel lohnt der Umstieg von gratis auf bezahlt, sobald einer dieser Punkte zutrifft: mehr als etwa 10 Mitarbeiter, häufige kurzfristige Planänderungen, viele Minijobber mit Verdienstgrenzen oder eine Branche mit MiLoG-Aufzeichnungspflicht. Dann kauft das Monatsabo vor allem zwei Dinge, die keine Gratis-Lösung liefert: automatische Regelprüfung und einen sauberen Nachweis gegenüber Prüfern. Was die verschiedenen Preismodelle im Detail kosten — Per-Seat, Standort-Pauschale, Flatrate — rechnet der Ratgeber Was kostet Dienstplan-Software? durch.