Kurzarbeit im Schichtbetrieb: Antrag, Berechnung und Dienstplangestaltung

Was ist Kurzarbeit — und wann kommt sie im Schichtbetrieb in Betracht?

Kurzarbeit bedeutet die vorübergehende Reduzierung der Arbeitszeit aufgrund eines wirtschaftlichen oder unvermeidbaren Ereignisses. Das Kurzarbeitergeld (KUG) nach §§ 95–111 SGB III federt den Lohnausfall für Arbeitnehmer ab und hilft Arbeitgebern, qualifizierte Belegschaften zu halten, ohne Entlassungen vornehmen zu müssen.

Im Schichtbetrieb kommt Kurzarbeit typischerweise in folgenden Situationen in Betracht:

• Auftragsrückgang: Produktion, Logistik oder Fertigung erhalten weniger Bestellungen — einzelne Schichten oder ganze Schichtmodelle sind nicht mehr ausgelastet.
• Rohstoff- oder Materialmangel: Fehlende Vorprodukte machen es unmöglich, die reguläre Schichtkapazität zu nutzen.
• Saisonale Schwankungen in Verbindung mit einem wirtschaftlichen Einbruch — wenn Arbeitszeitkonten bereits ausgeschöpft sind.
• Höhere Gewalt: Naturkatastrophen, Lieferkettenunterbrechungen oder behördliche Schließungsanordnungen.

Kurzarbeit ist kein Ersatz für strukturelle Personalanpassungen: Wenn der Rückgang dauerhafter Natur ist, greift das KUG nicht — es soll einen vorübergehenden Engpass überbrücken, keine Insolvenz verschleppen.

Voraussetzungen: Was muss erfüllt sein?

Erheblicher Arbeitsausfall

Mindestens ein Drittel der Belegschaft muss von einem Entgeltausfall von mehr als 10 % des monatlichen Bruttoentgelts betroffen sein (§ 96 Abs. 1 Nr. 4 SGB III). Im Schichtbetrieb bedeutet das in der Praxis: Wenn drei Schichten pro Tag laufen und nur noch zwei ausgelastet sind, ist dieses Kriterium in der Regel erfüllt — vorausgesetzt, die Reduktion trifft ausreichend viele Arbeitnehmer.

Arbeitsrechtliche Grundlage

Der Arbeitgeber darf Kurzarbeit nicht einseitig anordnen. Er braucht eine der folgenden Grundlagen:

• Tarifvertragliche Regelung: Viele Flächentarifverträge (z. B. Metall, Chemie) enthalten Kurzarbeitsklauseln, die den Rahmen und das Verfahren festlegen.
• Betriebsvereinbarung: In Betrieben mit Betriebsrat ist dies der Standardweg. Der Betriebsrat muss nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG der vorübergehenden Verkürzung der Arbeitszeit zustimmen.
• Individualvertragliche Kurzarbeitsklausel: Wenn der Arbeitsvertrag eine entsprechende Änderungsklausel enthält, reicht die schriftliche Information der betroffenen Arbeitnehmer. Fehlt die Klausel, braucht es eine einzelvertragliche Änderungsvereinbarung — jeder Betroffene muss individuell zustimmen.

Vorab-Anzeige bei der Agentur für Arbeit

Die Kurzarbeit muss der zuständigen Agentur für Arbeit angezeigt werden, bevor KUG beantragt werden kann. Die Anzeige kann online über das Arbeitgeberportal der Bundesagentur für Arbeit eingereicht werden und muss spätestens bis zum letzten Tag des Kalendermonats eingehen, in dem die Kurzarbeit begonnen hat. Empfehlung: die Anzeige bereits einreichen, sobald klar ist, dass Kurzarbeit notwendig wird — nicht erst im Nachhinein.

KUG berechnen: Soll-Entgelt, Ist-Entgelt und Leistungssatz

Schritt 1: Soll-Entgelt bestimmen

Das Soll-Entgelt ist das Bruttoentgelt, das der Arbeitnehmer ohne Kurzarbeit im Anspruchszeitraum erhalten hätte — ohne Mehrarbeitsvergütung, aber inklusive regelmäßiger Schichtzulagen, die vertraglich oder tariflich vereinbart sind. Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld werden nur anteilig angerechnet (Jahresbetrag ÷ 12).

Schritt 2: Ist-Entgelt bestimmen

Das Ist-Entgelt ist das tatsächlich erzielte Bruttoentgelt in der Kurzarbeitsphase — also die Vergütung für die tatsächlich geleisteten Stunden. Urlaubsentgelt zählt als Ist-Entgelt; Krankengeld oder andere Transferleistungen dagegen nicht.

Schritt 3: KUG berechnen

Die Bundesagentur für Arbeit ermittelt das KUG auf Basis des pauschalierten Nettoentgelts. Dazu werden Soll- und Ist-Entgelt auf das jeweilige pauschalierte Nettoentgelt umgerechnet (anhand amtlicher Tabellen, die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge pauschalieren), und die Differenz wird mit dem Leistungssatz multipliziert:

• 60 % für Arbeitnehmer ohne Kind im Haushalt
• 67 % für Arbeitnehmer mit mindestens einem Kind (Steuerklasse III oder Freibetrag für Kinder auf Lohnsteuerkarte)

Rechenbeispiel: Ein Arbeitnehmer mit einem Soll-Entgelt von 3.500 € und einem Ist-Entgelt von 2.100 € (60 % Auslastung) erzielt einen Entgeltausfall von 1.400 €. Das pauschalierte Netto des Soll-Entgelts beträgt laut BA-Tabelle z. B. 2.450 €, das des Ist-Entgelts 1.540 €. Die Differenz (910 €) multipliziert mit 60 % ergibt ein KUG von 546 €. Der Betrieb zahlt 2.100 € Ist-Entgelt — das Gesamteinkommen des Arbeitnehmers beläuft sich auf 2.646 €.

Arbeitgeber tragen außerdem die Sozialversicherungsbeiträge auf das fiktive Entgelt (100 % der Differenz zwischen Soll- und Ist-Entgelt) — diese können seit 2023 nur noch unter bestimmten Voraussetzungen erstattet werden. Details regelt § 106a SGB III.

Schichtplan bei Kurzarbeit: So wird angepasst

Auslastung pro Schicht analysieren

Bevor die Schichtplanung angepasst wird, sollte die aktuelle Auslastung je Schicht und Abteilung ermittelt werden: Welche Schichten laufen noch vollständig? Welche sind unterbeschäftigt? Gibt es Bereiche, die gar nicht mehr gebraucht werden?

Daraus ergibt sich, ob ganze Schichten gestrichen, Schichtmodelle von dreischichtig auf zweischichtig reduziert oder einzelne Mitarbeiter nur teilweise in Kurzarbeit geschickt werden. Alle drei Varianten sind möglich — die Dokumentation muss jedoch in jedem Fall schichtengenau und mitarbeiterbezogen erfolgen.

Schichtfreie Tage als KUG-Tage strukturieren

Eine häufige Variante im Schichtbetrieb ist die sogenannte Kurzarbeit Null: Ganze Schichten oder Schichttage entfallen, und die betroffenen Mitarbeiter sind an diesen Tagen vollständig freigestellt. Das vereinfacht die Abrechnung erheblich, weil keine Stundensplittung innerhalb eines Tages notwendig ist.

Alternativ kann die Arbeitszeit einzelner Schichten verkürzt werden — z. B. von 8 auf 6 Stunden. Das erfordert eine genauere Stundenerfassung, ist aber sinnvoll, wenn ein vollständiger Ausfall der Schicht betrieblich nicht möglich ist.

Urlaubsabbau vor KUG

Arbeitnehmer müssen zumutbaren Resturlaub vor der Inanspruchnahme von KUG abbauen. Das gilt für Vorjahresurlaub, der bei Kurzarbeitsbeginn noch nicht genommen wurde. Dienstplan-Software, die Urlaubssalden anzeigt, hilft dabei, die entsprechenden Tage systematisch zu identifizieren und in den Kurzarbeitsplan zu integrieren — bevor die KUG-Monate gebucht werden.

Qualifikationsmatrix nutzen

Wenn nicht alle Mitarbeiter in Kurzarbeit gehen, sondern nur Teile der Belegschaft, sollte die Auswahl anhand der Qualifikationsmatrix getroffen werden: Wer deckt welche kritischen Schlüsselqualifikationen ab? Wer kann auf anderen Positionen eingesetzt werden? So bleibt die verbleibende Belegschaft einsatzfähig — und die Rückkehr zur Vollauslastung läuft schneller an.

Betriebsrat einbinden: Was die Mitbestimmung verlangt

In Betrieben mit Betriebsrat ist die Einführung von Kurzarbeit erzwingbar mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Das bedeutet: Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle — die Einführung kann nicht gegen den Betriebsrat durchgesetzt werden.

Die Betriebsvereinbarung zur Kurzarbeit sollte mindestens regeln:

• Welche Abteilungen und Schichten betroffen sind
• Den zeitlichen Rahmen (Beginn, geplante Dauer, Verlängerungsoption)
• Das Verfahren zur Festlegung der konkreten Kurzarbeitstage oder -stunden
• Die Informationspflichten des Arbeitgebers gegenüber dem Betriebsrat
• Den Umgang mit Urlaub und Arbeitszeitkonten während der Kurzarbeit

Mehr zur Mitbestimmung bei der Schichtplanung erklärt der Ratgeber Betriebsrat und Dienstplan.

Aufzeichnungspflichten: Was dokumentiert werden muss

Für jeden Arbeitnehmer, der KUG bezieht, müssen folgende Daten monatlich dokumentiert und dem Antrag beigefügt werden:

• Soll-Arbeitsstunden: die vertraglichen Arbeitsstunden ohne Mehrarbeit, die der Arbeitnehmer in diesem Monat hätte ableisten sollen
• Ist-Arbeitsstunden: die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden inkl. Urlaubs- und Feiertagsstunden
• Ausgefallene Stunden: Soll minus Ist — auf diese Stunden wird KUG berechnet
• Brutto-Entgelt für die Ist-Stunden sowie das Soll-Entgelt

Die Aufzeichnungen sind für mindestens vier Jahre nach Ende des Leistungsbezugs aufzubewahren. Die Bundesagentur für Arbeit kann Betriebsprüfungen anordnen; fehlerhafte Aufzeichnungen führen zur Rückforderung zu Unrecht bezogenen KUGs — inklusive Zinsen.

Digitale Zeiterfassungssysteme exportieren diese Daten oft direkt in das von der BA benötigte Format. Wie die Zeiterfassung rechtssicher gestaltet wird, erklärt der Ratgeber Zeiterfassung: Was 2026 Pflicht ist.

Ende der Kurzarbeit: Rückkehr zur Vollauslastung planen

Das Ende der Kurzarbeit ist oft genauso anspruchsvoll wie ihre Einführung. Typische Fehler bei der Rückkehr zur Vollauslastung:

• Schichtpläne nicht rechtzeitig anpassen: Mitarbeiter in Kurzarbeit müssen die neuen Schichtpläne — je nach Betriebsvereinbarung — rechtzeitig erhalten. Die gesetzliche Ankündigungsfrist für kurzfristige Dienstplanänderungen gilt auch hier; mehr dazu im Ratgeber Dienstplan kurzfristig ändern.
• Qualifikationslücken ignorieren: Wenn während der Kurzarbeit Qualifikationen nicht aufrechterhalten wurden, müssen betroffene Mitarbeiter vor dem Wiedereinsatz ggf. nachgeschult werden.
• Arbeitszeitkonto nicht nachjustieren: Wenn während der Kurzarbeit Minusstunden entstanden sind, muss der Plan für den Wiederanlauf dies berücksichtigen — andernfalls kommt es zu Konflikten mit dem Arbeitszeitkonto.

Die Beendigung der Kurzarbeit muss dem Betriebsrat und der Agentur für Arbeit ebenfalls mitgeteilt werden. KUG wird automatisch eingestellt, wenn der Betrieb keinen Folgeantrag stellt — aber eine aktive Rückmeldung ist gute Praxis und vermeidet spätere Rückforderungen.

Kurzarbeit und Personalkosten: Was bleibt beim Arbeitgeber hängen?

KUG ersetzt nicht alle Kosten. Der Arbeitgeber trägt weiterhin:

• Den Lohn für die tatsächlich geleisteten Stunden (Ist-Entgelt) inkl. der darauf anfallenden Sozialversicherungsbeiträge
• Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung auf das fiktive Entgelt (100 % der ausgefallenen Stunden) — diese werden seit 2023 nur noch unter eingeschränkten Bedingungen vollständig erstattet
• Entgeltfortzahlung für Urlaubs- und Feiertage, die in den Kurzarbeitsmonat fallen
• Verwaltungsaufwand für die monatliche Antragstellung und Dokumentation

Wie man Personalkosten insgesamt vollständig erfasst und plant, zeigt der Ratgeber Personalkostenplanung: Vollkostenrechnung und Personalbudget.