Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Anspruch, Berechnung und Kosten

Rechtsgrundlage: Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)

Die gesetzliche Pflicht zur Lohnfortzahlung bei Krankheit ist im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) geregelt, das seit 1994 für alle Beschäftigten gilt — also auch für Teilzeit- und geringfügig Beschäftigte. Vor dem EFZG existierten getrennte Regelungen für Arbeiter und Angestellte; heute gilt ein einheitlicher Standard.

Der Anspruch besteht, wenn der Mitarbeiter durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit an der Arbeitsleistung verhindert ist, ohne dass ihn ein Verschulden trifft (§ 3 Abs. 1 EFZG). „Kein Verschulden" wird in der Praxis großzügig ausgelegt — Risikosportarten oder Freizeitunfälle begründen in der Regel kein Verschulden im Sinne des Gesetzes.

Anspruchsvoraussetzungen im Überblick

Wartezeit: 4 Wochen Beschäftigung

Der Anspruch entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis mindestens 4 Wochen ununterbrochen bestanden hat (§ 3 Abs. 3 EFZG). Erkrankt ein neu eingestellter Mitarbeiter in der ersten Beschäftigungsmonat, zahlt der Arbeitgeber zunächst noch nichts — die Krankenkasse springt für diese Überbrückungszeit mit Krankengeld ein, sofern dort die Wartezeit erfüllt ist.

Für die Schichtplanung bedeutet das: In der Probezeit sind Langzeitausfälle betriebswirtschaftlich günstiger, aber gerade deshalb auch eine Situation, die sensible Personalführung erfordert. Wer in der Probezeit erkrankt und kein Krankengeld bezieht (weil auch die Krankenkasse-Wartezeit nicht erfüllt ist), steht ohne Einkommen da — was kein guter Start in ein Arbeitsverhältnis ist.

Dauer: bis zu 6 Wochen pro Erkrankung

Die Lohnfortzahlung läuft für maximal 6 Wochen (42 Kalendertage) pro Krankheitsfall. Dabei kommt es auf den Krankheitsfall an, nicht auf das Kalenderjahr. Zwei verschiedene Erkrankungen hintereinander lösen je einen eigenen 6-Wochen-Anspruch aus — selbst wenn der Mitarbeiter dadurch 12 Wochen am Stück ausfällt.

Entscheidend ist die Identität der Erkrankung: Erkrankt ein Mitarbeiter wegen derselben Diagnose erneut, werden die Zeiten zusammengerechnet. Eine neue 6-Wochen-Pflicht beim Rückfall entsteht nur, wenn entweder

• seit der letzten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Krankheit mindestens 6 Monate vergangen sind, oder
• seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit mindestens 12 Monate vergangen sind.

Berechnung der Lohnfortzahlung: Das Entgeltausfallprinzip

Die Höhe der Lohnfortzahlung richtet sich nach dem Entgeltausfallprinzip: Der Mitarbeiter bekommt genau das, was er ohne die Krankheit verdient hätte. Das klingt einfach, ist in der Praxis aber oft komplex — besonders im Schichtbetrieb mit variablen Zulagen.

Welche Bestandteile fließen ein?

• Grundlohn / Grundgehalt: immer enthalten
• Regelmäßige Zulagen: Nachtschichtzuschläge, Schichtzulagen und andere Zulagen fließen ein, wenn sie regelmäßig geleistet werden — also nicht nur gelegentlich. Maßstab ist ein repräsentativer Referenzzeitraum (üblicherweise die letzten 13 Wochen).
• Einmalzahlungen: Sonderprämien, Weihnachtsgeld und ähnliche anlassbezogene Leistungen fließen nicht ein.
• Überstunden: nur, wenn sie in der Vergangenheit regelmäßig geleistet und vergütet wurden und der Referenzzeitraum das belegt.

Steuerfreie Zuschläge und Lohnfortzahlung

Ein häufig übersehener Punkt: Nachtschichtzuschläge sind nach § 3b EStG bis zu bestimmten Prozentsätzen steuerfrei, wenn der Mitarbeiter tatsächlich nachts arbeitet. Im Krankheitsfall arbeitet der Mitarbeiter aber nicht — der Zuschlag ist dennoch fortzuzahlen, verliert jedoch seine Steuerfreiheit. Die Lohnfortzahlung für ausfallende Nachtschichten ist damit voll steuer- und sozialversicherungspflichtig. Arbeitgeber müssen diesen Unterschied in der Lohnabrechnung korrekt erfassen. Details zu Nachtschichtzuschlägen erklärt der Ratgeber Nachtschichtzuschlag: Steuerfreiheit, Berechnung und Auszahlung.

Nach 6 Wochen: Krankengeld der gesetzlichen Krankenkasse

Endet die Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers nach 6 Wochen, zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld. Es beträgt:

• 70 % des regelmäßigen Bruttoarbeitsentgelts
• maximal 90 % des Nettoarbeitsentgelts
• und ist auf einen gesetzlichen Höchstbetrag gedeckelt (2026: 128,33 €/Tag)

Das Krankengeld ist steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt und muss in der Einkommensteuererklärung angegeben werden. Es wird für maximal 78 Wochen innerhalb von 3 Jahren wegen derselben Krankheit gezahlt.

Für Arbeitgeber ist die Nahtlosigkeit wichtig: Der erste Krankengeldbescheid der Krankenkasse ersetzt die Lohnfortzahlung — es darf keine Lücke entstehen und auch keine Doppelzahlung. In der Praxis empfiehlt sich daher eine klare interne Regelung, wann und wie die Krankenkasse informiert wird.

Das U1-Verfahren: Erstattung für kleine Betriebe

Für Arbeitgeber mit nicht mehr als 30 Beschäftigten (gemessen in Vollzeitäquivalenten) ist die Teilnahme am U1-Ausgleichsverfahren Pflicht. Das Verfahren funktioniert wie eine Umlage: Alle teilnehmenden Arbeitgeber zahlen monatlich einen Beitragssatz (U1-Umlage) auf die Entgeltsumme, und bei einer Krankmeldung erhalten sie einen Teil der Lohnfortzahlungskosten erstattet.

Die Erstattungsquote hängt vom gewählten Tarif und der Krankenkasse ab:

• Typischer Basisttarif: 40–50 % Erstattung bei niedrigerer Umlage
• Höherer Tarif: bis zu 80 % Erstattung bei entsprechend höherer Umlage

Arbeitgeber über 30 Beschäftigte können ebenfalls freiwillig teilnehmen, müssen aber abwägen, ob die Umlagekosten die Erstattungsvorteile überwiegen — was bei stabilen, gesunden Belegschaften oft nicht der Fall ist.

Wichtig: Die Erstattung muss aktiv beantragt werden — sie läuft nicht automatisch. Die meisten Krankenkassen bieten heute Online-Antragsverfahren an. Eine gute Fehlzeitendokumentation (Datum des Beginns, Diagnosefreiheit der Bescheinigung, Schichtplan) ist Voraussetzung für eine reibungslose Erstattung.

Konsequenzen für die Personalkosten- und Schichtplanung

Krankenquote als Kostentreiber

Lohnfortzahlung ist für viele Betriebe einer der größten versteckten Personalkostenblöcke. Bei einer Krankenquote von 8 % und einem Vollzeitäquivalent (40 h/Woche, 13,90 € Mindestlohn 2026) entstehen allein durch Lohnfortzahlung rund 2.300 € pro Mitarbeiter und Jahr — für produktive Null-Stunden. Rechnet man Springerkosten oder Überstundenprämien hinzu, liegen die Vollkosten eines Kranktages schnell bei 150–200 % des regulären Tageslohns.

Die Personalkostenplanung muss Lohnfortzahlung als fixen Budgetposten behandeln — nicht als Ausnahmeereignis. Detaillierte Formeln zeigt der Ratgeber Personalkostenplanung: Vollkostenrechnung, Lohnnebenkosten und Personalbudget.

Besetzungsplanung bei Langzeitausfällen

Fällt ein Mitarbeiter länger als 6 Wochen aus, ändert sich die Planungssituation grundlegend: Die Stelle ist faktisch unbesetzt, die Krankenkasse zahlt Krankengeld direkt an den Mitarbeiter, und der Arbeitgeber muss entscheiden, ob er eine Vertretungskraft einstellt.

Rechtlich gilt: Bei einem Langzeitausfall kann ein befristeter Arbeitsvertrag zur Vertretung (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG) geschlossen werden — ohne das Erfordernis eines sachlichen Grundes im Sinne allgemeiner Befristungsregeln. Der Vertretungsgrund schützt den befristeten Vertrag, solange der Vertretungsbedarf nachweislich besteht.

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Ab 42 Fehltagen innerhalb von 12 Monaten greift die BEM-Pflicht nach § 167 Abs. 2 SGB IX: Der Arbeitgeber muss dem Mitarbeiter ein klärendes Gespräch anbieten und prüfen, wie der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Das BEM ist keine bloße Formalität — wer es unterlässt, hat bei einer späteren krankheitsbedingten Kündigung schlechtere Karten vor dem Arbeitsgericht.

Für den Schichtbetrieb ist das BEM besonders relevant: Wiedereingliederungen nach Langzeiterkrankungen können mit angepassten Schichtmodellen (z. B. nur Frühschichten, keine Nachtschichten für eine Übergangszeit) verbunden werden — sofern das betrieblich umsetzbar ist. Ein strukturiertes Fehlzeitenmanagement ist die Grundlage dafür.

Meldepflichten und Nachweis: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Mitarbeiter sind verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) muss seit 2023 im Regelfall elektronisch (eAU) vom Arzt an die Krankenkasse übermittelt werden; der Arbeitgeber ruft die Daten elektronisch ab.

Ab wann ein Arbeitgeber die AU verlangen darf, kann im Arbeitsvertrag oder per Tarifvertrag geregelt werden — auch ab dem ersten Krankheitstag (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG). Viele Betriebe verlangen sie ab dem 4. Tag; manch einer geht dazu über, sie bereits ab dem ersten Tag zu fordern, wenn häufige Kurzerkrankungen auftreten. Das ist rechtlich zulässig, sollte aber transparent kommuniziert werden, um das Vertrauen in der Belegschaft nicht zu beschädigen.

Sonderfall: Krankheit während des Urlaubs

Erkrankt ein Mitarbeiter während des Urlaubs, werden die Urlaubstage, an denen er tatsächlich krank war und eine ärztliche AU vorliegt, nicht auf den Jahresurlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Der Arbeitgeber zahlt für diese Tage Lohnfortzahlung statt Urlaubsentgelt — wirtschaftlich identisch, aber der Urlaubsanspruch bleibt erhalten.

Für die Dienstplanung bedeutet das: Ein Mitarbeiter, der aus dem Urlaub krank zurückkommt, hat noch offene Urlaubstage — die Jahresurlaubsplanung muss entsprechend angepasst werden. Die Regeln zu Urlaubsanspruch und Konfliktlösung erklärt der Ratgeber Urlaubsplanung: Anspruch, Genehmigung und Konflikte lösen.

Kündigung wegen Krankheit: Hohe Hürden

Eine krankheitsbedingte Kündigung ist arbeitsrechtlich möglich, aber voraussetzungsreich. Die Rechtsprechung verlangt eine negative Gesundheitsprognose, eine erhebliche betriebliche Beeinträchtigung und eine Interessenabwägung. Kurze Fehlzeiten begründen in der Regel keine wirksame Kündigung; bei Langzeiterkrankungen über 6 Monate hinaus kann die Rechtslage anders aussehen.

Entscheidend ist, dass das BEM vorher ordnungsgemäß durchgeführt oder ein Angebot dazu gemacht wurde. Fehlt das BEM, ist eine krankheitsbedingte Kündigung in aller Regel unwirksam — selbst bei langen und häufigen Fehlzeiten. Wer als Arbeitgeber hier sicher handeln will, sollte frühzeitig rechtliche Beratung einholen.

Checkliste: Lohnfortzahlung im Schichtbetrieb richtig handhaben

• Meldeweg definieren: Bis wann muss sich der Mitarbeiter krankmelden? Per Anruf, App oder Nachricht? Wer ist Ansprechpartner in der Frühschicht, wer in der Nacht?
• AU-Pflicht kommunizieren: Ab welchem Tag verlangen Sie die Bescheinigung? Schriftliche Regelung im Arbeitsvertrag schützt vor Unklarheiten.
• Schichtzulagen korrekt einberechnen: Lohnabrechnung prüfen, ob regelmäßige Zulagen in die Lohnfortzahlung einfließen — und ob die Steuerfreiheit korrekt behandelt wird.
• U1-Umlage und Erstattungsantrag: Gilt das U1-Verfahren, aktiv beantragen. Frist und Verfahren der Krankenkasse kennen.
• BEM ab 42 Fehltagen: Systematisch tracken (Zeiterfassung!), Gespräch rechtzeitig anbieten, Dokumentation sichern.
• Springerpool oder Vertretungsregelung: Wer übernimmt bei kurzfristigen und längeren Ausfällen? Eine gute Fehlzeitenplanung beginnt schon vor der ersten Krankmeldung.

Wie Betriebe kurzfristige Ausfälle strukturell abfedern, erklärt der Ratgeber Springerpool aufbauen: Flexible Reserve für den Schichtbetrieb.